【方案概述】
本方案由一汽豐田汽車銷售有限公司和深圳市安財(cái)軟件有限公司共同推出，方案經(jīng)由安財(cái)費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)完成一汽豐田汽車銷售有限公司網(wǎng)上報(bào)銷的應(yīng)用。方案的制定、研討、實(shí)施和上線運(yùn)行歷時(shí)6個(gè)月。
【商業(yè)背景】
作為負(fù)責(zé)豐田、品牌國(guó)產(chǎn)車的銷售、售后服務(wù)和市場(chǎng)管理的公司，隨著公司業(yè)務(wù)拓展，公司的開支、往來款項(xiàng)就會(huì)不斷增多，這需要引入預(yù)算來對(duì)成本進(jìn)行控制，同時(shí)對(duì)金額較大的費(fèi)用引入決裁書管理（決裁書是指對(duì)金額較大費(fèi)用的事前申請(qǐng)報(bào)告，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過，方可使用），但是傳統(tǒng)的手工報(bào)銷方式是人為的預(yù)算控制方式，存在很大的不確定因素，已經(jīng)跟不上企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)速度，不適應(yīng)現(xiàn)在企業(yè)對(duì)費(fèi)用管理控制的要求，具體分別表現(xiàn)以下幾個(gè)業(yè)務(wù)角色中。
員工面臨的主要問題
·填寫不規(guī)范
由于員工對(duì)財(cái)務(wù)制度理解的程度不同，填寫的報(bào)銷單據(jù)就存在部分欠規(guī)范，費(fèi)用類型填寫不準(zhǔn)確規(guī)范，甚至規(guī)定需要決裁書的，但是卻沒有提供相關(guān)決裁書報(bào)告，這對(duì)財(cái)務(wù)審核單據(jù)增加了難度。
·報(bào)銷時(shí)效性不高
由于全國(guó)各地都有經(jīng)銷店，員工經(jīng)常需要來往于各經(jīng)銷店，發(fā)生的差旅費(fèi)用較多，在傳統(tǒng)的手工報(bào)銷方式，往往不能及時(shí)報(bào)銷，勢(shì)必造成報(bào)銷單據(jù)的積壓和報(bào)銷的不及時(shí)性。
領(lǐng)導(dǎo)面臨的主要問題
·費(fèi)用實(shí)時(shí)監(jiān)控性不強(qiáng)
部門領(lǐng)導(dǎo)需了解本部門某項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算使用情況時(shí)，必須要部門預(yù)算擔(dān)當(dāng)進(jìn)行手工統(tǒng)計(jì)，這樣往往需要1-2 天的時(shí)間去統(tǒng)計(jì)，無法做到適時(shí)掌控該部門的費(fèi)用預(yù)算使用情況。
·審批時(shí)效性不高
傳統(tǒng)的手工報(bào)銷需要員工拿著報(bào)銷單和原始發(fā)票送到審批領(lǐng)導(dǎo)那審批，由于員工和領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常因出差而無法同時(shí)在公司，造成了領(lǐng)導(dǎo)無法及時(shí)審批員工報(bào)銷的費(fèi)用。
財(cái)務(wù)人員面臨的主要問題
·審核工作繁重
財(cái)務(wù)人員每天要面對(duì)員工提交各式各樣的單據(jù)，由于員工填寫時(shí)，多半無法達(dá)到財(cái)務(wù)要求的規(guī)范性，財(cái)務(wù)人員需要仔細(xì)核對(duì)，甚至需要與經(jīng)辦人溝通才能準(zhǔn)確的審核單據(jù)，勢(shì)必降低了審核效率。同時(shí)，還需要手工記入相應(yīng)的預(yù)算中，以核對(duì)該筆報(bào)銷費(fèi)用是否超預(yù)算，耗費(fèi)了大量的時(shí)間。
·大量重復(fù)制單
隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大，憑證量逐月增加，而憑證量主要來源于日常差旅及雜費(fèi)的報(bào)銷，財(cái)務(wù)人員需要每月花費(fèi)大量的時(shí)間重復(fù)錄入憑證，無法將工作重心轉(zhuǎn)移到對(duì)費(fèi)用的預(yù)算及控制這一更為重要的工作上來。
·報(bào)銷制度規(guī)范性不強(qiáng)
在人為的審批流程過程中，傳統(tǒng)的手工報(bào)銷無法貫徹公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)范性，勢(shì)必增加財(cái)務(wù)人員工作量。
·丟單現(xiàn)象多
傳統(tǒng)的手工報(bào)銷過程中，一旦單據(jù)丟失就難以確認(rèn)其位置，經(jīng)常會(huì)因?yàn)橐粡垎螕?jù)，把整個(gè)部門都動(dòng)員起來，影響了正常的工作安排。
·多幣種報(bào)銷
由于公司性質(zhì)，海外出差比較多，并隨之產(chǎn)生的多幣種的費(fèi)用借款、報(bào)銷與沖賬比較頻繁，為財(cái)務(wù)的審核、審批和記賬帶來很多工作量。
【費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)解決方案】
針對(duì)傳統(tǒng)報(bào)銷已經(jīng)不能很好地適應(yīng)公司規(guī)模的擴(kuò)張，安財(cái)費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)通過以下功能模塊有效解決傳統(tǒng)報(bào)銷所帶來的不便 ，并且提供了更為優(yōu)化的費(fèi)用預(yù)算控制解決方案。
·靈活的預(yù)算控制方式
可以根據(jù)不同費(fèi)用進(jìn)行部門、項(xiàng)目、人員分別控制，預(yù)算按照月度錄入，年度控制。
·全面的預(yù)算控制點(diǎn)
在員工提交某筆費(fèi)用的報(bào)銷單時(shí)，當(dāng)金額大于一定程度時(shí)，就必須要關(guān)聯(lián)該費(fèi)用的相關(guān)決裁書，否則不予報(bào)銷。如果該費(fèi)用超出預(yù)算，不允許報(bào)銷該費(fèi)用，就需要通過特殊的方式，走預(yù)算外的流程。同時(shí)，員工提交每一筆預(yù)算費(fèi)用時(shí)，都會(huì)提醒該員工和相關(guān)審批人該費(fèi)用的預(yù)算使用情況，讓每一個(gè)經(jīng)手人都能直觀的掌握到費(fèi)用預(yù)算情況。
·實(shí)時(shí)的預(yù)算分析
相關(guān)部門預(yù)算擔(dān)當(dāng)無需再花兩三天統(tǒng)計(jì)部門預(yù)算情況，只需通過費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)就可以查詢到本部門的預(yù)算數(shù)、發(fā)生數(shù)和預(yù)算殘，并可以將預(yù)算分析表導(dǎo)出，從而可以很方便、快捷、清晰的了解本部門整體預(yù)算使用情況，也為相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表提供了全面數(shù)據(jù)。
·管理流程再造
手工報(bào)銷時(shí)期，因?yàn)槿藶轲B(yǎng)成的習(xí)慣，原本繁瑣的流程沒有人也沒有機(jī)會(huì)去改善。以費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)的應(yīng)用為契機(jī)，重新梳理公司以前報(bào)銷流程和報(bào)銷制度，根據(jù)公司的現(xiàn)狀及未來的發(fā)展方向，重新制定出更為優(yōu)化的管理審批流程和報(bào)銷制度。
·條形碼的應(yīng)用
由于財(cái)務(wù)人員在報(bào)銷系統(tǒng)中審核單據(jù)時(shí)，需要核對(duì)原始發(fā)票，為了更方便財(cái)務(wù)人員審核單據(jù)，引入條形碼功能，在每張報(bào)銷單上打印出條形碼，財(cái)務(wù)人員只要掃描報(bào)銷單上的條形碼，就可在報(bào)銷系統(tǒng)中自動(dòng)找到該待審批的單據(jù)，從而加快了審批速度。
·與公司各大管理軟件集成
實(shí)現(xiàn)與報(bào)銷有關(guān)的各管理軟件的集成，通過和OA系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)員工單點(diǎn)登陸；通過和財(cái)務(wù)軟件集成，實(shí)現(xiàn)憑證的批量導(dǎo)入，無須財(cái)務(wù)人員重復(fù)錄入憑證；通過和銀行管理系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)付款數(shù)據(jù)的批量支付，無須財(cái)務(wù)人員手工統(tǒng)計(jì)；通過與決裁書管理系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)決裁書的實(shí)時(shí)同步，員工在報(bào)銷時(shí)，就可以關(guān)聯(lián)到自己使用的相關(guān)決裁。
·多語(yǔ)言多幣種
中英文系統(tǒng)，滿足公司中日方人員各自的使用習(xí)慣，并且通過多幣種核算，實(shí)現(xiàn)RMB、USD 和JPY 間的報(bào)銷以及沖賬核算。
【實(shí)施收益】
通過將傳統(tǒng)的手工報(bào)銷轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷，增強(qiáng)了公司對(duì)費(fèi)用使用的控制，也給公司帶來了實(shí)際的收益。
對(duì)員工而言：可以實(shí)時(shí)查詢自己提交的報(bào)銷單以及本人和本部門的費(fèi)用預(yù)算情況，并可以及時(shí)了解財(cái)務(wù)的付款情況，提高了報(bào)銷的透明度。
對(duì)領(lǐng)導(dǎo)而言：可以根據(jù)需要安排審批報(bào)銷單據(jù)的時(shí)間，減少為員工審批報(bào)銷費(fèi)用而造成工作混亂的被動(dòng)局面；同時(shí)，可以實(shí)時(shí)了解部門費(fèi)用預(yù)算的使用情況，根據(jù)各月份費(fèi)用預(yù)算的使用情況，對(duì)比分析出本部門的開支及工作效率情況。
對(duì)財(cái)務(wù)而言：可以通過系統(tǒng)進(jìn)一步提交工作效率，進(jìn)一步將財(cái)務(wù)人員從重復(fù)繁瑣的錄入憑證中解放出來，把工作重心放到成本控制、費(fèi)用的預(yù)算制定與控制上來，更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)在公司中功效。
對(duì)公司運(yùn)營(yíng)而言：通過報(bào)銷系統(tǒng)，進(jìn)一步將費(fèi)用預(yù)算的控制落實(shí)到每個(gè)點(diǎn)上，增強(qiáng)了對(duì)公司費(fèi)用的內(nèi)控。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)也銜接了公司各管理軟件，將這些管理軟件融合在一起，充分發(fā)揮功效，使公司信息化管理提升到一個(gè)新的平臺(tái)。
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本文標(biāo)題：一汽豐田ERP費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)案例：費(fèi)用精細(xì)化管理典范
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