【方案概述】
本方案由卓望數(shù)碼技術(shù)（深圳）有限公司和深圳市安財(cái)軟件有限公司共同推出，方案經(jīng)由安財(cái)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)完成卓望數(shù)碼技術(shù)（深圳）有限公司網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)功能。方案的制定、研討、實(shí)施和上線運(yùn)行歷時(shí)1個(gè)月。
【公司簡(jiǎn)介】
卓望數(shù)碼技術(shù)（深圳）有限公司是專業(yè)從事無(wú)線數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)、系統(tǒng)以及相關(guān)應(yīng)用的研究、開(kāi)發(fā)、實(shí)施、推廣和運(yùn)營(yíng)，是首個(gè)為電信運(yùn)營(yíng)商提供單一業(yè)務(wù)平臺(tái)覆蓋中央和全國(guó)各省的軟件及系統(tǒng)集成商，并成長(zhǎng)為具備超大型電信軟件研發(fā)、集成、維護(hù)、運(yùn)營(yíng)和技術(shù)支持能力的高科技公司。在北京、杭州、成都、廣州設(shè)立了辦事處和分支機(jī)構(gòu)，分別負(fù)責(zé)華北、華東、華西和華南地區(qū)的業(yè)務(wù)聯(lián)系和技術(shù)支持，同時(shí)在全國(guó)各省會(huì)城市均覆蓋有技術(shù)運(yùn)行、維護(hù)支持隊(duì)伍。
【商業(yè)挑戰(zhàn)】
作為移動(dòng)的運(yùn)營(yíng)商，隨著規(guī)模不斷擴(kuò)大，員工的報(bào)銷費(fèi)用會(huì)越來(lái)越多，原始的手工報(bào)銷方式已經(jīng)漸漸無(wú)法滿足日益增多的報(bào)銷費(fèi)用，此時(shí)，卓望數(shù)碼技術(shù)（深圳）有限公司就希望通過(guò)一套軟件來(lái)完成費(fèi)用的高效報(bào)銷、費(fèi)用的實(shí)時(shí)多維統(tǒng)計(jì)和自動(dòng)生成財(cái)務(wù)憑證功能，而以上需求都需要基于每一張員工報(bào)銷的單據(jù)模板而實(shí)現(xiàn)，因此一個(gè)功能強(qiáng)大而靈活的模板就必不可少，具體有以下幾點(diǎn)：
·單據(jù)模板需靈活多樣化
單據(jù)模板填寫需簡(jiǎn)易：作為費(fèi)用報(bào)銷的模板，員工是其直接使用者，模板設(shè)計(jì)的樣式要便于員工填寫，經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單培訓(xùn)后，員工就可以掌握?qǐng)?bào)銷單據(jù)模板的填寫方法。
單據(jù)模板填寫需規(guī)范：由于員工報(bào)銷的單據(jù)需要經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)審核，既要讓員工填寫簡(jiǎn)易，也需要按照財(cái)務(wù)制度要求的格式來(lái)填寫，以便財(cái)務(wù)審核時(shí)，無(wú)須做過(guò)多重復(fù)的檢查，從而提高財(cái)務(wù)的工作效率。
單據(jù)模板設(shè)計(jì)需靈活：隨著公司的規(guī)模不斷擴(kuò)張，單據(jù)報(bào)銷的內(nèi)容也會(huì)不盡相同，這就要求單據(jù)模板可根據(jù)不同時(shí)期的財(cái)務(wù)制度及時(shí)制作或替換，且可快捷、簡(jiǎn)易完成修改操作，最好是公司系統(tǒng)管理員自己就可以修改。
·費(fèi)用報(bào)表需實(shí)時(shí)多維統(tǒng)計(jì)
部門費(fèi)用統(tǒng)計(jì)：部門費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表需要能夠?qū)崟r(shí)統(tǒng)計(jì)出每個(gè)部門若干時(shí)間段的費(fèi)用使用情況，特別為多個(gè)部門出差時(shí)，需要模板提供費(fèi)用選擇的部門，以便能夠?qū)①M(fèi)用及時(shí)準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)到報(bào)表中去。
項(xiàng)目費(fèi)用統(tǒng)計(jì)：項(xiàng)目費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表需要能夠?qū)崟r(shí)統(tǒng)計(jì)出每個(gè)項(xiàng)目若干時(shí)間段的費(fèi)用使用情況，當(dāng)一張報(bào)銷費(fèi)用為多個(gè)項(xiàng)目出差時(shí)，需要模板提供費(fèi)用選擇的項(xiàng)目，以便及時(shí)準(zhǔn)確將費(fèi)用統(tǒng)計(jì)到相關(guān)項(xiàng)目費(fèi)用中去。
人員費(fèi)用統(tǒng)計(jì)：人員費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表需要能夠?qū)崟r(shí)統(tǒng)計(jì)出公司某一個(gè)人或某一個(gè)部門人員在若干時(shí)間段的費(fèi)用使用情況，當(dāng)一張報(bào)銷單是為多人報(bào)銷時(shí)，需要模板供報(bào)銷人填寫項(xiàng)，以便將費(fèi)用統(tǒng)計(jì)到相關(guān)人員費(fèi)用中去。
·憑證需自動(dòng)生成
自動(dòng)生成報(bào)銷憑證：由于員工報(bào)銷的費(fèi)用越來(lái)越多，而日常報(bào)銷的費(fèi)用都是重復(fù)繁雜的費(fèi)用，勢(shì)必造成財(cái)務(wù)審批的工作量過(guò)大。要求提交的報(bào)銷單據(jù)在審批完成后，系統(tǒng)能夠根據(jù)單據(jù)的填寫內(nèi)容，自動(dòng)生成該張單據(jù)相關(guān)的記賬憑證。
憑證號(hào)回傳：在報(bào)銷系統(tǒng)中查詢到的記賬憑證，需要增加賬務(wù)系統(tǒng)的相關(guān)憑證號(hào)，以便日后在報(bào)銷系統(tǒng)中查詢方便。
【方案討論實(shí)施】
針對(duì)卓望數(shù)碼技術(shù)（深圳）有限公司所提出的需求，我們項(xiàng)目小組將涉及到的報(bào)銷費(fèi)用類型進(jìn)行了整理和分類，并以原有的手工報(bào)銷單分類方式和填寫樣式為參考，對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)單據(jù)模板進(jìn)行了分類設(shè)置和重新設(shè)計(jì)樣式。
模板基于EXCEL設(shè)計(jì)：考慮到模板樣式多樣化，需易于修改，報(bào)銷的模板通過(guò)基于EXCEL 設(shè)計(jì)，因?yàn)镋XCEL目前已經(jīng)是大眾化軟件，大家都會(huì)使用，這便于日后設(shè)計(jì)新模板和修改原有模板。
差旅費(fèi)模板：差旅費(fèi)模板在所有公司都是最復(fù)雜，涉及內(nèi)容最多的模板，因?yàn)樾枰鶕?jù)公司的出差報(bào)銷制度，將住宿標(biāo)準(zhǔn)、補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)、交通費(fèi)用等都要反映在模板中，同時(shí)，出差中經(jīng)常會(huì)有多人一起出差，這就涉及到合住費(fèi)用的分?jǐn)倖?wèn)題，為此項(xiàng)目小組專門就差旅費(fèi)管理進(jìn)行多次討論定型，最終形成如下圖1的差旅費(fèi)模板樣式，本差旅費(fèi)模板將合住人，這一復(fù)雜情況也很好地反映在內(nèi)。同時(shí)，該模板能夠?qū)⒎謹(jǐn)傎M(fèi)用統(tǒng)計(jì)到相應(yīng)的部門、項(xiàng)目和人員費(fèi)用統(tǒng)計(jì)報(bào)銷中去。另外，還能夠根據(jù)員工填寫的出差天數(shù)，自動(dòng)根據(jù)住宿標(biāo)準(zhǔn)、補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算相關(guān)住宿是否超標(biāo)和補(bǔ)助金額。
圖1差旅費(fèi)模板
特殊費(fèi)用設(shè)定特殊模板：在日常報(bào)銷中，還存在很多每個(gè)月都發(fā)生，由固定人員去集中報(bào)銷，而且每張模板的格式也各有各的特點(diǎn)，此時(shí)，就將這些費(fèi)用分開(kāi)，分別根據(jù)不同費(fèi)用的格式設(shè)置不同的模板，如圖2 所示：
圖2特殊費(fèi)用設(shè)定特殊模板
模板設(shè)置必填項(xiàng)：由于需要對(duì)單據(jù)模板填寫的內(nèi)容規(guī)范化，所以每張模板都必須根據(jù)模板的情況設(shè)置必填項(xiàng)。同時(shí)，實(shí)時(shí)反映在單據(jù)填寫提示區(qū)域，如圖3 所示。
圖3模板設(shè)置必填項(xiàng)
打印頁(yè)自定義設(shè)置：每張報(bào)銷模板的打印頁(yè)也會(huì)各不相同，打印頁(yè)涵蓋的內(nèi)容也不僅僅是模板填寫的內(nèi)容，經(jīng)過(guò)多次討論定型后，設(shè)計(jì)出符合公司實(shí)際需要的打印頁(yè)，下圖4是差旅費(fèi)的打印樣式。
圖4差旅費(fèi)的打印樣式
【企業(yè)收益】
通過(guò)實(shí)施安財(cái)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，員工根據(jù)不同的報(bào)銷模板填寫報(bào)銷單據(jù)，不僅加快了報(bào)銷速度，也提高了公司各環(huán)節(jié)的工作效率。
員工報(bào)銷方便：?jiǎn)T工在報(bào)銷時(shí)，無(wú)需手工填寫紙質(zhì)的報(bào)銷單，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的方式，簡(jiǎn)易填寫報(bào)銷模板的內(nèi)容，同時(shí)，模板提供一些下拉框，員工可根據(jù)提供的下拉框內(nèi)容進(jìn)行選擇，進(jìn)一步規(guī)范員工填寫的報(bào)銷單據(jù)。這樣，提高了員工的報(bào)銷速度，也規(guī)范了報(bào)銷單的填寫樣式。
提高財(cái)務(wù)審核效率：讓員工填寫預(yù)設(shè)的模板，規(guī)范了報(bào)銷填寫方式，財(cái)務(wù)人員在審核時(shí)，就省去了很多的審核工作，只需審核員工填寫的單據(jù)與報(bào)銷發(fā)票是否相同即可，大大提高了工作效率。
記賬無(wú)須再用手工：通過(guò)員工填寫的報(bào)銷單，網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)可以自動(dòng)生成報(bào)銷憑證，這樣又省去了財(cái)務(wù)手工記帳的工作量，可以騰出時(shí)間去做其它更為重要的財(cái)務(wù)工作。
提高公司信息化程度：隨著安財(cái)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的使用，進(jìn)一步提高了公司的信息化管理，也方便了全公司員工的報(bào)銷，增強(qiáng)了公司的內(nèi)部費(fèi)用管理。
核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。
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本文標(biāo)題：深圳卓望數(shù)碼實(shí)施ERP系統(tǒng)網(wǎng)上報(bào)銷解決方案
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