ERP系統(tǒng)上線后，ERP項(xiàng)目就結(jié)束了嗎？不。這只能說(shuō)ERP系統(tǒng)取得了暫時(shí)的順利，只是攻下了一個(gè)碉堡。“革命還未成功，同志尚需努力”呀。ERP項(xiàng)目是個(gè)逐步完善的過(guò)程，項(xiàng)目成功上線后，用戶的注意力就是要把ERP系統(tǒng)不斷的完善起來(lái)，要把項(xiàng)目實(shí)施時(shí)沒(méi)有考慮到的細(xì)節(jié)一一完善起來(lái)。
但是，想要把ERP系統(tǒng)后續(xù)的完善工作做好，可不是一件簡(jiǎn)單的事情，比起ERP項(xiàng)目上線來(lái)說(shuō)，難度可是一點(diǎn)都沒(méi)有減少。因?yàn)楹罄m(xù)完善的過(guò)程中，要注意的問(wèn)題還有不少。
1、要防止用戶的老毛病死灰復(fù)燃
我見(jiàn)到過(guò)不止一個(gè)客戶，在ERP項(xiàng)目上線之初，他們比較乖。會(huì)完全按照標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)范來(lái)操作系統(tǒng)，即使，利用系統(tǒng)后的流程跟他們的手工流程有差異的情況下，他們也會(huì)采用新的流程。但是，當(dāng)系統(tǒng)用了一段時(shí)間后，他們心就癢了，開(kāi)始搞自己的小動(dòng)作了。就拿采購(gòu)定單的變更來(lái)說(shuō)吧。以前手工作業(yè)階段，若發(fā)現(xiàn)采購(gòu)單上的價(jià)格或者數(shù)量有錯(cuò)誤，他們是不會(huì)再去重新打一遍采購(gòu)單的，直接在原由的采購(gòu)單上修改，然后簽上修改人的名字即可。但是，ERP系統(tǒng)是不允許的。他要求所有數(shù)據(jù)的修改，都必須在ERP系統(tǒng)中完成。在ERP系統(tǒng)上線初期，他們?nèi)粲龅讲少?gòu)單錯(cuò)誤時(shí)，還會(huì)在系統(tǒng)中修改。但是，時(shí)間久了，他們就會(huì)比較麻痹了，會(huì)舊病復(fù)發(fā)。采購(gòu)單有錯(cuò)誤了，也不在系統(tǒng)中開(kāi)采購(gòu)變更單了，直接在打印出來(lái)的采購(gòu)單上修改即了事。反正以后的倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)作業(yè)不管他們采購(gòu)的事情。
所以，后續(xù)完善的一個(gè)非常重要的工作，就是要鞏固“解放地區(qū)”，鞏固前段時(shí)間好不容易取得的勝利成果。
2、流程的逐漸調(diào)整
ERP系統(tǒng)剛開(kāi)始上線的操作流程，不是完善的流程。其或多或少還有手工作業(yè)流程的影子，還有很多尚需改善的流程。當(dāng)ERP系統(tǒng)運(yùn)行熟練后，企業(yè)ERP系統(tǒng)的操作流程還需要進(jìn)行優(yōu)化，提高流程的工作效率。如價(jià)格的審批流程，在ERP剛上線時(shí)，企業(yè)用戶可能擔(dān)心價(jià)格有錯(cuò)誤，還是按照以前的審批流程，采購(gòu)單的價(jià)格審批要設(shè)置兩道門(mén)檻，一是采購(gòu)經(jīng)理審核，二是成本會(huì)計(jì)復(fù)核。在ERP上線初期，也是按照這個(gè)流程來(lái)走。但是，當(dāng)ERP系統(tǒng)運(yùn)行熟練以后，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，一般采購(gòu)員無(wú)法更改采購(gòu)定單的價(jià)格，也就是說(shuō)，采購(gòu)定單的價(jià)格我們只需要在有變更的時(shí)候，進(jìn)行二道審批即可，平時(shí)的話，價(jià)格的審核可以讓ERP系統(tǒng)這個(gè)鐵面判官來(lái)做。
象以上這種可以改進(jìn)的地方，在ERP系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定后，還有很多。有時(shí)候，ERP系統(tǒng)一個(gè)小小的改進(jìn)，就可以給企業(yè)的工作效率得到不凡的改進(jìn)。
3、細(xì)節(jié)的完善處理上
在ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，時(shí)間比較緊，工作量比較大，所以，在實(shí)施的過(guò)程中，可能無(wú)法考慮一些細(xì)節(jié)的內(nèi)容。但是，在ERP系統(tǒng)上線后，用戶相對(duì)來(lái)說(shuō)，就有比較多的時(shí)間，來(lái)考慮這些細(xì)節(jié)問(wèn)題。如報(bào)表的格式問(wèn)題上。有些企業(yè)報(bào)表的格式要求比較高或者內(nèi)容比較復(fù)雜，一下子難以實(shí)現(xiàn)。如有個(gè)客戶，他們要求在當(dāng)日的銷(xiāo)售日?qǐng)?bào)表上，能夠帶出該產(chǎn)品的毛利率。計(jì)算數(shù)據(jù)即不是按標(biāo)準(zhǔn)成本來(lái)算。若按標(biāo)準(zhǔn)成本計(jì)算毛利潤(rùn)率的話，也就簡(jiǎn)單了。他們是要求根據(jù)最近的原材料的采購(gòu)價(jià)格來(lái)計(jì)算產(chǎn)品的材料成本，然后再以此為基礎(chǔ)，經(jīng)過(guò)適當(dāng)?shù)恼{(diào)整后，來(lái)計(jì)算銷(xiāo)售定單的毛利潤(rùn)率。由于這個(gè)報(bào)表比較復(fù)雜，所以在ERP上線后，不能實(shí)現(xiàn)。在ERP上線初期，他們只有進(jìn)行手工統(tǒng)計(jì)后，再把數(shù)據(jù)添入到報(bào)表中。隨著ERP系統(tǒng)的運(yùn)行逐漸完善，這些數(shù)據(jù)也可以從ERP中取得。企業(yè)在顧問(wèn)的幫助下，通過(guò)報(bào)表自定義系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了這張報(bào)表。以后，報(bào)表生成以后，不需要再進(jìn)行人為的改動(dòng)，就可以直接拿來(lái)使用了。
所以，在后續(xù)的完善過(guò)程中，細(xì)節(jié)問(wèn)題的處理，也是一件大工程。但是，卻是一件非常重要的工作。細(xì)節(jié)決定成敗呀。
從以上的分析中，我們可以看出，ERP項(xiàng)目的后續(xù)完善工作，一點(diǎn)都不比項(xiàng)目實(shí)施的工作輕松。具體來(lái)說(shuō)，在后續(xù)完善的過(guò)程中，企業(yè)用戶要做好如下工作。
1、定時(shí)對(duì)ERP進(jìn)行體檢：召開(kāi)會(huì)議，發(fā)現(xiàn)ERP系統(tǒng)需要改善的地方
我們?cè)诂F(xiàn)實(shí)生活中，經(jīng)常會(huì)有這種悲劇。某個(gè)人平時(shí)好好的，看不出有什么毛病；突然腹部痛了，去醫(yī)院一檢查，發(fā)現(xiàn)是肝癌晚期。為什么會(huì)這樣呢？就是因?yàn)闆](méi)有定時(shí)做體檢，以外能吃能睡，看起來(lái)好好的，怎么會(huì)想到有癌癥呢？其實(shí)，現(xiàn)在的醫(yī)療技術(shù)，若在癌癥早期就發(fā)現(xiàn)，完全可以治療痊愈。
ERP項(xiàng)目也是如此。若對(duì)其進(jìn)行定期的體檢，發(fā)現(xiàn)毛病，及時(shí)處理，那就不會(huì)慢慢轉(zhuǎn)化成大毛病；但是，若對(duì)小毛病不管不問(wèn)，或根本沒(méi)有發(fā)現(xiàn)小毛病的存在，則久而久之，其必然會(huì)轉(zhuǎn)換成不可治療的癌癥，到時(shí)候再后悔也來(lái)不及了。
所以，企業(yè)內(nèi)部要定時(shí)的開(kāi)座談會(huì)，如半個(gè)月一次或者一個(gè)月一次，集中討論現(xiàn)階段ERP系統(tǒng)運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及需要改善的地方。有問(wèn)題不可怕，找到問(wèn)題原因一一解決即可；怕的是不能發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。所以，企業(yè)各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人要定期對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行體檢、會(huì)診，把發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題或者需要改善的地方，一一列出來(lái)，無(wú)論是其他部門(mén)的、還只是本部門(mén)的問(wèn)題，都要攤在桌面上談，然后，讓企業(yè)內(nèi)部的ERP項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，想一些可行的解決方案。若自己不能解決，就要依靠外部的ERP實(shí)施顧問(wèn)了。總之就是，發(fā)現(xiàn)一個(gè)問(wèn)題，處理一個(gè)問(wèn)題。如此，ERP軟件才能在企業(yè)各方的共同努力下，不斷進(jìn)步。
2、便條雖小，用處確大
如何讓用戶持之以恒的利用標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)范為指導(dǎo)對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范化的操作，如何讓新員工盡快熟悉ERP的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，讓其能夠盡快的進(jìn)入角色。這些流程管理問(wèn)題，一直是企業(yè)非常頭疼的問(wèn)題。而且，由于流程操作的不規(guī)范，這也是導(dǎo)致ERP系統(tǒng)出現(xiàn)錯(cuò)誤的主要原因之一。有什么簡(jiǎn)單有效的方法能夠有效的解決這一難題呢？
其實(shí)，這里有一個(gè)非常使用的小方法。我在ERP項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)候，都要求客戶在標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)范確定下來(lái)以后，把一個(gè)個(gè)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程配上簡(jiǎn)短的說(shuō)明，制作成一張張小的卡片，然后，把他貼在對(duì)應(yīng)用戶的電腦旁邊，讓他們一坐下來(lái)，進(jìn)行ERP操作，就可以看到這個(gè)友情提醒。這個(gè)潛移默化的效果，有時(shí)候比你ERP實(shí)施顧問(wèn)在臺(tái)上講個(gè)一天的效果還要好。
這種模式，我是極力推崇的。因?yàn)槠淇梢哉f(shuō)，基本上不需要花費(fèi)多少成本，但是，卻可以其到非常大的作用。對(duì)于規(guī)范企業(yè)對(duì)于ERP系統(tǒng)的操作等方面，都有非常大的作用。
不過(guò)要注意一點(diǎn)，就是當(dāng)流程有所改變時(shí)，一定要及時(shí)更換小卡片，不然的話，用戶天天看過(guò)時(shí)的流程卡片，反而卡片會(huì)誤導(dǎo)他們。
3、整理實(shí)施文檔
在ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生很多跟項(xiàng)目有關(guān)的文檔，如標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程文檔、作業(yè)規(guī)范文檔、二次開(kāi)發(fā)的文檔等等，這些文檔在ERP項(xiàng)目實(shí)施完成后，用戶要抽時(shí)間及時(shí)進(jìn)行整理，若文檔有缺乏的話，要及時(shí)跟顧問(wèn)聯(lián)系，補(bǔ)齊文檔資料。因?yàn)檫@些文檔資料是以后公司ERP運(yùn)作出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，重要的參考資料。而且這方面資料，很多都是內(nèi)部資料，在外界是無(wú)法取得的。特別是關(guān)于二次開(kāi)發(fā)的相關(guān)資料，若企業(yè)不幸換了一個(gè)顧問(wèn)，而對(duì)方顧問(wèn)很可能對(duì)于你這個(gè)企業(yè)的二次開(kāi)發(fā)的個(gè)案不熟悉，所以，要特別重視這些文檔資料的整理。
其次，ERP上線后，在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中，難免還會(huì)遇到一些問(wèn)題。如在ERP采購(gòu)模塊的操作中，發(fā)現(xiàn)請(qǐng)購(gòu)轉(zhuǎn)換采購(gòu)單時(shí)，不成功。后來(lái)經(jīng)過(guò)一番努力，才發(fā)現(xiàn)是原材料沒(méi)有定義默認(rèn)的供應(yīng)商。原來(lái)，ERP系統(tǒng)中對(duì)于原材料必須定義至少一個(gè)供應(yīng)商，否則的話，就無(wú)法自動(dòng)生成采購(gòu)單，而需要手工開(kāi)立采購(gòu)單。這就會(huì)非常的麻煩。遇到諸如此類(lèi)的問(wèn)題，企業(yè)不能解決了就完事了。而應(yīng)該在解決問(wèn)題的同時(shí)，把這個(gè)問(wèn)題的情況、發(fā)生的原因、解決的方法、預(yù)防的措施等寫(xiě)成一份文檔，永久的保存起來(lái)。這些文檔資料都是企業(yè)寶貴的財(cái)富，是企業(yè)以后對(duì)于新員工進(jìn)行ERP培訓(xùn)的最好的教材。也只有如此，企業(yè)才不會(huì)老是在同一個(gè)地方摔交，不會(huì)重復(fù)的交學(xué)費(fèi)。
4、多培養(yǎng)一些關(guān)鍵用戶
在ERP項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，ERP軟件培訓(xùn)時(shí)，由于受到場(chǎng)地等的制約，一般都只有項(xiàng)目組的成員，如各個(gè)部門(mén)經(jīng)理才有機(jī)會(huì)參加ERP項(xiàng)目的培訓(xùn)。也就是說(shuō)，接受過(guò)ERP項(xiàng)目正規(guī)培訓(xùn)的各個(gè)部門(mén)可能都只有一個(gè)人而已。但是，若他們離職了怎么辦？關(guān)鍵用戶的離職對(duì)于ERP系統(tǒng)的運(yùn)作影響是非常大的。
所以，企業(yè)在ERP項(xiàng)目完成后，要開(kāi)展定期不定期的ERP培訓(xùn)，讓每個(gè)用戶都成為ERP系統(tǒng)的關(guān)鍵用戶，讓他們?cè)谌魏螘r(shí)候都能夠獨(dú)當(dāng)一面。如此，即使有關(guān)鍵用戶離職，也不會(huì)影響到ERP運(yùn)作的大局。
同時(shí)，對(duì)于其他員工進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，有利于讓他們了解ERP系統(tǒng)的全貌，簡(jiǎn)單的說(shuō)，就是讓他們了解其他部門(mén)的操作，會(huì)對(duì)自己部門(mén)的操作產(chǎn)生什么影響；自己的操作，又會(huì)給別人帶來(lái)那些影響。如此，他們?cè)诓僮鱁RP系統(tǒng)時(shí)，可能會(huì)更有一個(gè)全局的概念，會(huì)知道，自己如操作不好，會(huì)影響到別人的工作。有這種觀念之后，他們操作ERP系統(tǒng)起來(lái)，會(huì)更加規(guī)范、更加有責(zé)任心。而這是ERP系統(tǒng)得以發(fā)展、完善的基礎(chǔ)。
總之，ERP系統(tǒng)后續(xù)完善的戰(zhàn)役說(shuō)好打好打，說(shuō)不好打也不好打。這就要看企業(yè)的ERP項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的經(jīng)驗(yàn)與能力了。個(gè)人認(rèn)為，企業(yè)在ERP項(xiàng)目的持續(xù)改善上，可能比較重視，但是，會(huì)忽略ERP項(xiàng)目前期成功的鞏固上。但是，ERP項(xiàng)目成果的鞏固跟ERP項(xiàng)目的持續(xù)改善是手心手背都是肉，企業(yè)都應(yīng)該對(duì)其有充分的認(rèn)識(shí)，要兩手都要抓，兩手都要硬。
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