第五十五節(jié) 如何進行ERP實施基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作

20.1 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
　　在前面的章節(jié)里，我們曾經(jīng)說過：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)薄弱、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量龐大等是我國企業(yè)實施ERP難以獲得成功的重要因素。有效實施ERP，一定要投入足夠的人力，重視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理、修改和完善工作。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量大，涉及面又廣，如產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、工藝、工裝、定額、各種物料、設(shè)備、質(zhì)量、財務(wù)、工作中心、人員、供應(yīng)商、客戶等。有時為了核實一個數(shù)據(jù)，需要訪問多個部門，多個人。數(shù)據(jù)整理要滿足軟件的格式要求，并確保其正確性、完整性和規(guī)范化。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不正確、不完善，無法有效運行ERP軟件。
　　一、數(shù)據(jù)規(guī)范與準(zhǔn)確性
　　ERP一種管理信息系統(tǒng)，要進行大量的數(shù)據(jù)處理；因此，要求數(shù)據(jù)必須規(guī)范化，或者說必須有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)規(guī)范化是實現(xiàn)信息集成的首要條件。 ERP對數(shù)據(jù)的另一個要求是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。規(guī)范化是準(zhǔn)確性的前提，沒有規(guī)范就談不上準(zhǔn)確。數(shù)據(jù)的及時性、準(zhǔn)確性和完整性計算機輔助企業(yè)管理的基本要求。這里，“及時”指必須在規(guī)定的時間進行和完成數(shù)據(jù)的采集和處理；“準(zhǔn)確”就是必須去偽存真、符合實際；“完整”是指要滿足系統(tǒng)對數(shù)據(jù)項規(guī)定的要求，沒有疏忽遺漏。軟件的功能再強，也難以分辨數(shù)據(jù)的真?zhèn)危�最多只能做些邏輯判斷；如日期的先后、字段或�?shù)字的位數(shù)、是否大與或小于某個值等。人們常說，“對計算機講假話，你得到的回答只能是廢話”。數(shù)據(jù)不準(zhǔn)是推行ERP失敗的重要原因。因此，企業(yè)在推行ERP之前，一定要下決心，以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，采取必要的錯施，保證各項數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與完整。數(shù)據(jù)準(zhǔn)確從廣義上講還有合理性的含義。在錄人數(shù)據(jù)之前，應(yīng)先運用工業(yè)工程學(xué)的原理．如工作分析、物流與設(shè)施布置、激勵原則等對輸人數(shù)據(jù)的合理性做一番香驗證。 通常，我們把各種管理數(shù)據(jù)歸納為三類。
　　1、靜態(tài)數(shù)據(jù)（或稱固定信息）。一般指生產(chǎn)活動開始之前要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)，如物料清單、工作中心的能力和成本參數(shù)、工藝路線、倉庫和貨位代碼、會計科目的設(shè)定等。我們所處的客觀環(huán)境是在不斷變化的，因此，所謂靜態(tài)也是相對的；就是說，即使是靜態(tài)數(shù)據(jù)，也要定期維護，保持其準(zhǔn)確性。系統(tǒng)運行時，訪問靜態(tài)數(shù)據(jù)一般不作處理。
　　2、動態(tài)數(shù)據(jù)（或稱流動信息）。一般是指生產(chǎn)活動中發(fā)生的數(shù)據(jù)，不斷發(fā)生、經(jīng)常變動。如客戶合同、庫存記錄、完工報告等，一旦建立，就需要隨時維護。
　　3、中間數(shù)據(jù)（或稱中間信息）。中間數(shù)據(jù)是根據(jù)用戶對管理工作的需要，由計算機系統(tǒng)按照一定的邏輯程序，綜合上述靜態(tài)和動態(tài)兩類數(shù)據(jù)，經(jīng)過運算形成各種報表。它是一種經(jīng)過加工處理的信息，供管理人員掌握經(jīng)營生產(chǎn)狀況、進行分析和決策。如主生產(chǎn)計劃和物料需求計劃都是根礙靜態(tài)和動態(tài)數(shù)據(jù)加工處理后生成的中間信息。管理軟件功能的強弱，往往體現(xiàn)在它能提供多少有用的中間信息。如果人們對ERP原理理解得比較透徹，報表又設(shè)置得合理，就能有效地發(fā)揮這些中間數(shù)據(jù)的作用。
　　ERP是一種人機交互式的管理信息系統(tǒng)，它不是一個自動優(yōu)化系統(tǒng)，它提供信息的價值在于人們能利用它作出正確的決策或作為優(yōu)化的依據(jù)，來指導(dǎo)管理工作。正確及時的信息是一種非常寶貴的資源，其特點是：越是充分利用，價值就越高；不用，就毫無價值。 在一個管理信息系統(tǒng)中，靜態(tài)和動態(tài)數(shù)據(jù)是輸人數(shù)據(jù)，中間數(shù)據(jù)是經(jīng)處理后的輸出數(shù)據(jù)。如果輸人的數(shù)據(jù)是不可靠的，那么加工處理后的中間數(shù)據(jù)也是不可信的，不可能用它做出正確的決策。一項中間數(shù)據(jù)的生成，需要依據(jù)多個部門提供的靜態(tài)和動態(tài)兩類數(shù)據(jù)，體現(xiàn)信息集成。國際上對實施ERP的企業(yè)進行考核評級時，把企業(yè)分為A、B、C、D四級，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性是考核的主要內(nèi)容。
　　二、主要輸入數(shù)據(jù)
　　運行ERP系統(tǒng)必須先建立一系列數(shù)據(jù)，這對任何ERP軟件幾乎都是相同的，已形成一種標(biāo)準(zhǔn)。ERP這套成熟的規(guī)范化數(shù)據(jù)，對應(yīng)用計算機輔助企業(yè)管理帶有普遍意義。 主要基本數(shù)據(jù)的相互關(guān)系及輸入順序見圖4.4.1。

圖4.4.1 基本數(shù)據(jù)相互關(guān)系及輸入順序

　　這些數(shù)據(jù)可分為以下幾種主要類型：
　　1、物料與產(chǎn)品信息（圖中第4行）。產(chǎn)品信息是通過物料清單來描述的。物料清單中所涉及的物料，都必須建立文檔，也就是物料主文件（Item Master 或 Part Master）。一種物料可能用于多種產(chǎn)品，但主文件只有一份。這就象企業(yè)里員工可以在部門問調(diào)動，但必須有一份檔案。在建立物料主文件之前，要對每個物料進行編碼，規(guī)定物料號；還要按照軟件的要求，確定所有物料的類型和分類。
　　2、能力信息（圖中第2行）。物料計劃要與能力計劃相伴運行，占用能力資源是通過工藝路線文件及其時間定額來確定的，在ERP系統(tǒng)中主要的能力資源是工作中心，工作中心又是屬于某個車間或部門的，要事先定義。各種作業(yè)活動只能在工作日進行，必須設(shè)定各種用途的工作日歷。
　　3、庫存信息（圖中第5、6兩行）。運行物料需求計劃必須知道物料的可用量，各種物料按照定置管理的要求必須有存放地點，也就是倉庫與貨位。
　　4、財務(wù)信息（圖中第3行）。ERP要實現(xiàn)物流與資金流信息集成，每種物料要有對應(yīng)的會計科目。為了控制成本，要對分廠、車間、部門或工作中心設(shè)置利潤中心或成本中心。
　　5、需求信息（圖中最下一行）。所有計劃都是為了滿足市場需求，必須先有需求信息（包括預(yù)測和合同以及企業(yè)內(nèi)各部門之間的需求等）才能編制生產(chǎn)計劃。
　　6、供需方信息（圖中最上一行）。系統(tǒng)執(zhí)行采購作業(yè)，必須先建立供應(yīng)商文檔；執(zhí)行銷售作業(yè)，必須先有客戶信息。 可以看出，以上這些信息，都是運行MPS/MRP系統(tǒng)不可缺少的必要信息。這些信息中，1、2、4、6和3中的倉庫與貨位是靜態(tài)信息，其余為動態(tài)信息。動態(tài)信息一般在建立產(chǎn)品信息之后建立。有些靜態(tài)信息本來是企業(yè)的基礎(chǔ)工作，在系統(tǒng)安裝之前就可以著手準(zhǔn)備。 每項數(shù)據(jù)除明確定義外，還要注意它的字符類型以及字段長度。字符類型通常分三類： 1、字母數(shù)字型（Alphanumeric）。由任意字母、數(shù)字或符號（鍵盤上的符號）組成，如物料號的代碼；通常用“A”或“A，n”（n為位數(shù)）表示； 2、整數(shù)型（Integer）。無小數(shù)的數(shù)字，如物料的件數(shù)；通常用“I”或“n，0”（n為整數(shù)位數(shù)）表示； 3、實數(shù)型（Real）。有小數(shù)的數(shù)字，如金額數(shù)；通常用“R”或“nl，n2”（n1，n2為小數(shù)點前后數(shù)字的位數(shù)，或總位數(shù)與小數(shù)位數(shù)）表示。 以上各種數(shù)據(jù)信息，有些同現(xiàn)行管理所用的數(shù)據(jù)可能會有一定出入，有的需要適當(dāng)加工，有的則要分析后才能確定。對有些企業(yè)，準(zhǔn)備規(guī)范化的數(shù)據(jù)會有相當(dāng)大的工作量，但是，這些規(guī)范化的數(shù)據(jù)對一個管理信息系統(tǒng)是絕對必要的。只有用積極的態(tài)度及早動手準(zhǔn)備，才能為實施ERP打好基礎(chǔ)，并縮短實施進程。
　　上述信息數(shù)據(jù)中有些用到的詞匯，是工業(yè)工程學(xué)中常用的術(shù)語，在國外已相當(dāng)普及，為人們所熟知，但在國內(nèi)對其中有些術(shù)語的定義可能并不十分明確，只有明了各種信息數(shù)據(jù)的定義及其作用才能正確設(shè)置。
　　三、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
　　在運行ERP系統(tǒng)之前，要準(zhǔn)備和錄入一系列數(shù)據(jù)。只有在充分理解了ERP原理、方法，并經(jīng)過軟件應(yīng)用培訓(xùn)后才能開始。必須正確理解了各項數(shù)據(jù)的定義、概念、作用和要求后，才能開始準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，避免或減少由于理解錯誤造成的返工。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備包括數(shù)據(jù)收集、分析、整理和錄入等項工作，一般有3種情況：
　　1、 現(xiàn)成的數(shù)據(jù)。多為現(xiàn)行 管理中用到的數(shù)據(jù)，不許過多的加工就可以使用。如零件圖號、材料消耗定額、供應(yīng)廠商紀(jì)錄等；
　　2、 要加工的數(shù)據(jù)。線有數(shù)據(jù)需要重新分解或組合的。如工時定額要轉(zhuǎn)換為題前期的時間構(gòu)成，補充排隊時間、傳送時間，在現(xiàn)有零件明細(xì)表、工藝過程卡和材料消耗定額的基礎(chǔ)上建立產(chǎn)品結(jié)構(gòu)圖和物料清單等。
　　3、 要研究確定的數(shù)據(jù)。現(xiàn)行管理中沒有用到的數(shù)據(jù)，如各種編碼（如物料號、類型碼、分類碼、車間或部門代碼、工作中心的劃分和編碼、倉庫、或為、各種會計科目、計劃員、采購員、銷售員等的代碼）、標(biāo)準(zhǔn)成本、間接費率、批量規(guī)則、安全庫存和定貨量調(diào)整因素等。有些數(shù)據(jù)需要組織幾個部門參加共同商定，如物料號。 上述各類數(shù)據(jù)中的靜態(tài)數(shù)據(jù)在軟件安裝之前就著手準(zhǔn)備，有些數(shù)據(jù)則要根據(jù)軟件的具體要求來確定，甚至有一些數(shù)據(jù)要在模擬運行之后，才能逐步完善。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的工作量是很大的，要動用一定的人力，要由各個部門的配合。統(tǒng)一現(xiàn)有的數(shù)據(jù)，使之規(guī)范化，是實施ERP系統(tǒng)的一筆投資。為了使軟件一旦安裝后能很快的投入運行，一些基本的ERP需用的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作，應(yīng)在軟件公司或咨詢公司專家指導(dǎo)下提前進行。 國內(nèi)外經(jīng)驗表明，在物料清單、工藝路線和庫存紀(jì)錄3項數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度小于90%時，先不要運行MRP，否則只會是笑話和矛盾百出，使人們喪失實施ERP系統(tǒng)的信心。一旦人們失去了對系統(tǒng)的信任感，要扭轉(zhuǎn)人們的心理狀態(tài)要花費成倍的精力，甚至得不償失。因此，要提倡“開始一次就把工作做好”。對這3項數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度可用業(yè)績評價中的有關(guān)方法先行考核。
　　四、編碼案例
　　下面我們介紹某企業(yè)采用的編碼方案，供參考。
　　1、編碼原則 一個好的編碼體系應(yīng)該具有以下特征：
　　包含有盡可能多的信息，通過編碼能對該設(shè)備有一大概了解，能很方便的根據(jù)編碼進行分類查找；
　　開放性今后將有新的設(shè)備加入進來要留有發(fā)展余地；
　　通用性就設(shè)備管理而言，所有其它屬性都是依附于設(shè)備的，編碼應(yīng)體現(xiàn)出以設(shè)備為中心的特點；
　　盡可能少的數(shù)據(jù)冗余，在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立是重復(fù)信息是不可避免。
　　2、設(shè)備類型編碼方法 如何進行編碼才合理呢？基本思路是基于同類設(shè)備具有相同或相近的屬性，因此，將所有設(shè)備進行分類分別進行編碼。以三位字符（0－9，A－Z）為編碼，分別代表一、二、三類。一類編碼的后兩位是零，二類編碼后一位是零，它們所代表的是某一類設(shè)備。
　　例1： 編碼為b00，可看出是第一類比如說是電器類，它們的共同特點是帶電，可能會采取類似措施。
　　例2： 編碼為b10 二類 電器類下的電機。 第三類編碼則是指具體設(shè)備，確定為同一類具體設(shè)備的原則是具有相同或相近的操作描述、故障描述、安全措施……。
　　例3： 編碼為b1a 三類 電器類下的電機類下的小型電機。 這樣我們可以實現(xiàn)以設(shè)備類型編碼為查詢主鍵的編碼體系。
　　3、相關(guān)編碼方法 確定了設(shè)備類型及其編碼之后，其它編碼規(guī)則如下：
　　設(shè) 備 編 碼： 設(shè)備類型編碼+順序號
　　作業(yè)計劃編碼：設(shè)備類型編碼+順序號
　　安全計劃編碼：設(shè)備類型編碼+順序號
　　故 障 代 碼： 設(shè)備類型編碼+順序號
　　4、這種編碼體系的優(yōu)點
　　只要查找到設(shè)備以后，與其相關(guān)的作業(yè)計劃、安全計劃、故障代碼就很容易找出；
　　新內(nèi)容添加以后自動的建立了聯(lián)系，無需專門的關(guān)聯(lián)；
　　保證輸入的數(shù)據(jù)被最有效的利用起來，減少了數(shù)據(jù)的冗余度和輸入的工作量。

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