業(yè)務(wù)流程重組是ERP項(xiàng)目的核心環(huán)節(jié)之一。可以這么認(rèn)為，沒有業(yè)務(wù)流程調(diào)整與優(yōu)化的ERP項(xiàng)目，是一個(gè)失敗的項(xiàng)目。業(yè)務(wù)流程的調(diào)整與優(yōu)化，不僅僅體現(xiàn)在項(xiàng)目實(shí)施的初期。在ERP上線后，仍然需要根據(jù)業(yè)務(wù)環(huán)境的變化，對(duì)流程進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化。隨著企業(yè)EPR應(yīng)用的深入，用戶對(duì)流程的依賴性會(huì)不斷加強(qiáng)。這會(huì)導(dǎo)致企業(yè)業(yè)務(wù)環(huán)境出現(xiàn)變化,。故要求項(xiàng)目管理員在后期，要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，不斷地對(duì)流程進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化。具體的來(lái)說(shuō)，需要從如下幾個(gè)方面出發(fā)。
一、要關(guān)注企業(yè)的主動(dòng)脈，優(yōu)化主干流程。
根據(jù)80/20的原則，企業(yè)20%的流程能夠發(fā)揮80%的效益。在業(yè)務(wù)流程調(diào)整過(guò)程中，也需要抓住這20%的流程。這就好像蹺蹺板效應(yīng)，能夠花比較少的時(shí)間與精力，取得比較大的成果。現(xiàn)在項(xiàng)目管理員需要確定的是，哪些流程是企業(yè)的主干流程。筆者建議，可以從如下幾個(gè)角度來(lái)進(jìn)行評(píng)估。
1、對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)進(jìn)行評(píng)估，選擇價(jià)值比重大的業(yè)務(wù)流程。如筆者有一家客戶，其主要是五金類的外貿(mào)企業(yè)。在國(guó)內(nèi)采購(gòu)五金工具，簡(jiǎn)單包裝之后再出口到國(guó)外。像這種類型的企業(yè)，其成本主要其中在采購(gòu)環(huán)節(jié)。如果采購(gòu)的成本能夠降低一些，那么就可以在比較大的幅度內(nèi)提高企業(yè)的利潤(rùn)。在這種情況下，采購(gòu)環(huán)節(jié)就是價(jià)值比較大的環(huán)節(jié)。在流程優(yōu)化與重組上，要抓住跟這個(gè)環(huán)節(jié)有關(guān)的流程，進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化。
2、從企業(yè)負(fù)責(zé)人比較關(guān)注的流程出發(fā)。有時(shí)候項(xiàng)目管理員可能不是很了解企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)。如筆者有一家客戶，其項(xiàng)目組長(zhǎng)是IT負(fù)責(zé)人來(lái)?yè)?dān)任的。在這種情況下，技術(shù)出身的IT負(fù)責(zé)人不可能對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)有很深的了解。此時(shí)也就很難把握企業(yè)的主干流程。在這種情況下，IT負(fù)責(zé)人可以多跟企業(yè)一把手或者各個(gè)部門的經(jīng)理進(jìn)行溝通，以確認(rèn)他們心中認(rèn)為的核心流程是什么。然后在后續(xù)的調(diào)整與優(yōu)化中，抓住這些流程。此時(shí)流程的調(diào)整與優(yōu)化能夠取得比較不錯(cuò)的效果。
二、電子化簽核流程，即環(huán)保又降低成本。
在流程后期優(yōu)化與調(diào)整過(guò)程中，項(xiàng)目管理員應(yīng)該具有一定的目標(biāo)性。筆者認(rèn)為，電子化簽核應(yīng)該是企業(yè)管理者所追求的目標(biāo)。在手工操作階段，企業(yè)所有單據(jù)的審核都是通過(guò)書面形式展開的。如采購(gòu)訂單、銷售訂單、報(bào)價(jià)單等等。都是用戶先利用Word表單做好，然后打印出來(lái)交相關(guān)的負(fù)責(zé)人簽字畫押。在ERP上線的初期，為了照顧用戶的感情，往往也順從用戶的操作系統(tǒng)。用戶先在ERP系統(tǒng)中錄入好相關(guān)的單據(jù)，然后將單據(jù)打印出來(lái)，交相關(guān)人員審核。書面審核完畢后，用戶還需要在系統(tǒng)中做一次審核的動(dòng)作。
在這個(gè)流程中，顯然存在重復(fù)的動(dòng)作。用戶需要書面審核和系統(tǒng)審核，工作量有所增加。而且兩個(gè)審核的時(shí)間點(diǎn)或者用戶是不同的，這里就存在著一定的安全隱患。如采購(gòu)員用戶可以先拿一張正確價(jià)格的訂單然領(lǐng)導(dǎo)審核，但是回去卻將訂單的價(jià)格提高，再在系統(tǒng)中進(jìn)行審核。這就存在著一種舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。其次這也增加了企業(yè)的成本。采購(gòu)訂單如果數(shù)量比較多的花，打印的成本日積月累也不可小瞧。
其實(shí)在ERP項(xiàng)目的后期，項(xiàng)目管理員可以嘗試著對(duì)這些審核的流程進(jìn)行優(yōu)化，可以使用電子審核來(lái)代替書面審核。其實(shí)操作起來(lái)非常的方便。筆者以采購(gòu)訂單為例。采購(gòu)員在系統(tǒng)中維護(hù)好采購(gòu)訂單之后，將采購(gòu)訂單的審核申請(qǐng)發(fā)送給采購(gòu)經(jīng)理。此時(shí)單據(jù)處于待審的狀態(tài)，采購(gòu)員無(wú)法對(duì)其進(jìn)行更改。采購(gòu)經(jīng)理受到申請(qǐng)之后，在系統(tǒng)中直接對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行審核。在這個(gè)過(guò)程中，只有一次審核的動(dòng)作，而且還沒有書面單據(jù)的傳遞。即可以提高審核的效率，而且還可以降低審核的成本。
三、通過(guò)電子采購(gòu)流程加強(qiáng)與供應(yīng)商之間的溝通。
對(duì)于采購(gòu)業(yè)務(wù)比較多的企業(yè)，與供應(yīng)商之間的溝通流程也是一個(gè)比較核心的流程。如筆者以前有一個(gè)客戶，其采購(gòu)業(yè)務(wù)占據(jù)企業(yè)整個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的80%以上。在這種情況下，加強(qiáng)與供應(yīng)商之間的溝通就非常的必要。他們就遇到一個(gè)問(wèn)題。他們給供應(yīng)商下單的數(shù)量比較大，現(xiàn)在由于不能夠非�？斓闹拦⿷�(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度，為此也就無(wú)法安排自己的生產(chǎn)計(jì)劃。每次都要采購(gòu)員向供應(yīng)商確認(rèn)生產(chǎn)進(jìn)度與交期，然后采購(gòu)員在回復(fù)給生產(chǎn)部門。這一來(lái)一去，在路上耽擱的時(shí)間就會(huì)有好久。遇到這種溝通障礙時(shí)，該如何通過(guò)業(yè)務(wù)流程的調(diào)整來(lái)進(jìn)行優(yōu)化呢？
在這里，筆者建議通過(guò)電子采購(gòu)來(lái)實(shí)現(xiàn)。其實(shí)原理也是相當(dāng)?shù)暮?jiǎn)單。給供應(yīng)商一個(gè)賬戶，讓他們也可以對(duì)企業(yè)的ERP進(jìn)行操作。當(dāng)然這個(gè)用戶的權(quán)限受到很大的限制。其只可以查詢下給他們這個(gè)供應(yīng)商的訂單。然后更新這個(gè)訂單相關(guān)的生產(chǎn)狀況。如每天下班后更新一下已經(jīng)生產(chǎn)的產(chǎn)品數(shù)量。如此的話，企業(yè)就可以比較及時(shí)的掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)信息。對(duì)于自己安排生產(chǎn)計(jì)劃、保障產(chǎn)品交期有非常重要的作用。
不過(guò)要實(shí)現(xiàn)這個(gè)流程優(yōu)化，有一定的前提，即供應(yīng)商要能夠配合。在實(shí)際工作中，如果企業(yè)比較強(qiáng)勢(shì)（付款比較及時(shí)或者是供應(yīng)商的主要客戶），那么這個(gè)企業(yè)的供應(yīng)商就會(huì)比較配合。從而這個(gè)電子采購(gòu)流程的效果就會(huì)比較好。
四、在安全與便利性之間進(jìn)行權(quán)衡。
在對(duì)流程進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化的過(guò)程中，往往會(huì)遇到一對(duì)矛盾。這對(duì)矛盾就是安全與便利性之間的矛盾。如筆者以前有個(gè)用戶。在對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行后續(xù)優(yōu)化的時(shí)候，用戶之間發(fā)生了分歧。這個(gè)流程是采購(gòu)價(jià)格的變更流程。有些原材料在采購(gòu)入庫(kù)之前還不能夠確認(rèn)價(jià)格�，F(xiàn)在采購(gòu)員希望可以不更改采購(gòu)訂單的價(jià)格，而直接根據(jù)供應(yīng)商發(fā)票的金額來(lái)確定采購(gòu)金額并付款。而財(cái)務(wù)則希望采購(gòu)員能夠更改采購(gòu)價(jià)格，從源頭上來(lái)更改采購(gòu)單價(jià)。其實(shí)這個(gè)流程是不同的用戶從不同的角度提出的需求。采購(gòu)員是從便利性出發(fā)。他們會(huì)很對(duì)供應(yīng)商發(fā)票的金額，然后再交給財(cái)務(wù)進(jìn)行付款。而財(cái)務(wù)人員則從付款安全的角度出發(fā)，要做到采購(gòu)訂單、入庫(kù)單、發(fā)票等原始單據(jù)的金額一致。
在這種情況下，很難判斷哪個(gè)用戶說(shuō)的有理。此時(shí)需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)判斷。如企業(yè)價(jià)格內(nèi)部控制比較完善，采購(gòu)人員比較盡職，則可以更多的從便利性角度出發(fā)。即允許采購(gòu)訂單的價(jià)格與發(fā)票的價(jià)格不一致（可以要求采購(gòu)員在發(fā)票上簽字以明確其責(zé)任）。相反，如果企業(yè)管理者擔(dān)心采購(gòu)員或者財(cái)務(wù)人員與供應(yīng)商串通舞弊，那么就可以從流程上要求采購(gòu)人員必須先更改采購(gòu)訂單的價(jià)格，即必須保證采購(gòu)訂單的價(jià)格（采購(gòu)訂單價(jià)格變更往往需要有采購(gòu)經(jīng)理或者其他領(lǐng)導(dǎo)的審核）與發(fā)票的價(jià)格一致，從而確保應(yīng)付帳款的安全性。
其實(shí)ERP系統(tǒng)中所有流程都一樣，都會(huì)遇到安全與便利之間的矛盾。通常情況下，越安全的流程，操作起來(lái)可能更加麻煩。而便利的流程又無(wú)法保障業(yè)務(wù)的安全。為此項(xiàng)目管理員遇到這種情況時(shí)，就需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，在安全與便利性角度之間進(jìn)行權(quán)衡。要在兩者之間取得一個(gè)均衡點(diǎn)。
總之，在ERP項(xiàng)目后續(xù)優(yōu)化中，項(xiàng)目組長(zhǎng)仍然要根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)環(huán)境的變化，不斷地對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的操作流程進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化，走有企業(yè)特色的ERP之路。
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本文標(biāo)題：ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程調(diào)整與優(yōu)化
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