5.5 庫存準(zhǔn)確度
5.5.1 庫存準(zhǔn)確度的概念
在MRP環(huán)境下，計算機(jī)中的庫存記錄數(shù)據(jù)(現(xiàn)有庫存)準(zhǔn)確度必須至少達(dá)到95%。達(dá)不到這個準(zhǔn)確度，是不能實現(xiàn)主生產(chǎn)計劃和運行MRP。由于庫存記錄數(shù)據(jù)是編制物料需求計劃的啟動數(shù)據(jù)，所以非常重要。如果對某項物料的庫存記錄數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，那么，該項物料的計劃也將是不正確的。由此產(chǎn)生的訂單也是錯誤的，根據(jù)訂單展開所得到的所有下層物料項目的毛需求也是錯誤的。正所謂“進(jìn)去的是垃圾，出來的也是垃圾”。垃圾數(shù)據(jù)當(dāng)然不能用來指導(dǎo)生產(chǎn)。因此計劃的編制失去了意義。
那么，95%意味著什么呢？其含義是，計算機(jī)中所存的現(xiàn)有庫存數(shù)據(jù)和庫房中實際存于貨架上的項目相匹配的程度達(dá)到95%。人們往往認(rèn)為，這是不可能的。如螺栓、螺母之類非常細(xì)小、價格便宜的零件在倉庫中成千上萬，無法使計算機(jī)記錄和實際庫存相匹配。
這里需要引入計數(shù)容限的概念。諸如螺母、螺栓之類的物料項目通常不采用清點計數(shù)的方法，而采用測量計數(shù)的方法。例如稱重計數(shù)的方法，是將庫存物料稱重，然后通過一個轉(zhuǎn)換因子轉(zhuǎn)換成件數(shù)。如果測量是準(zhǔn)確的而且零件重量也是準(zhǔn)確的，顯然不必要求物料項目的實際數(shù)量和計算機(jī)記錄完全匹配。類似地對液體物料可以采用量體計數(shù)的方法。對于每個測量計數(shù)的物料項目都確定一個計數(shù)容限。如果計數(shù)容限是±3%，任何實際的計數(shù)如果和計算機(jī)記錄的相對誤差不超過3%，則可以作為準(zhǔn)確數(shù)據(jù)來接受。
現(xiàn)在可以重新解釋“準(zhǔn)確度為95%”的含義：對95%的庫存物料來說，計算機(jī)中所存的庫存余額數(shù)據(jù)和庫房中存于貨架上的實際數(shù)量在計數(shù)容限內(nèi)相匹配。確定庫存記錄準(zhǔn)確度百分比的方法將在下面給出。
關(guān)于計數(shù)容限，還有一些問題需要考慮。關(guān)于一項物料的計數(shù)方法不是使用計數(shù)容限的唯一準(zhǔn)則，還有其他一些，列舉如下。
·項目的價值：一般來說，低值的物料項目可以比高值的物料項目有更高的計數(shù)容限。
·提前期：提前期越長，計數(shù)容限越低。
·項目在產(chǎn)品中的關(guān)鍵程度：越是關(guān)鍵的物料，其計數(shù)容限越低，甚至為零。例如，一項物料處于物料清單的高層則應(yīng)有較低的計數(shù)容限。
計數(shù)容限的使用應(yīng)保證物料計劃的有效性。其范圍應(yīng)反映它們對企業(yè)按時生產(chǎn)和發(fā)運產(chǎn)品的影響。經(jīng)驗表明，成功的ERP用戶所用計數(shù)容限的范圍為0%~5%，而沒有超過5%的。
5.5.2 如何達(dá)到必要的庫存準(zhǔn)確度
這個問題涉及一些基本的管理原則，要向有關(guān)人員提供恰當(dāng)?shù)墓ぞ呷プ龊霉ぷ鳎ㄟ^教育和培訓(xùn)教會人們?nèi)ナ褂眠@些工具，并明確人們的職責(zé)。這些基本的管理原則包括一絲不茍的工作態(tài)度，受限訪問的庫房，好的事務(wù)處理系統(tǒng)和周期盤點制度。
(1)一絲不茍的工作態(tài)度是指人在獲得和維護(hù)庫存記錄準(zhǔn)確性方面的作用。庫房人員必須理解庫存記錄準(zhǔn)確性是非常重要的，因此，他們本身的工作是非常重要的。這也正是前面我們強(qiáng)調(diào)庫存管理人員應(yīng)當(dāng)理解財務(wù)報表的原因。企業(yè)必須讓庫房管理人員知道：
·ERP對企業(yè)的未來是十分重要的。它將使企業(yè)更興旺，使我們的工作更可靠。
·物料需求計劃是使ERP正常工作的關(guān)鍵部分。
·庫存記錄準(zhǔn)確性是使物料需求計劃正常工作的關(guān)鍵部分。
·負(fù)責(zé)庫存記錄準(zhǔn)確性的人員是非常重要的，他們工作的好壞有著重大的影響。
(2)受限訪問的庫房是確保庫存記錄準(zhǔn)確性的“硬件”部分。在大多數(shù)情況下，受限訪問的庫房是指有一個物理上的可靠區(qū)域圍起來而且上鎖。這主要涉及責(zé)任問題。 為了讓庫房的工長真正能夠?qū)齑鏈?zhǔn)確性負(fù)起責(zé)任，必須向他提供必要的工具，其中之一就是控制進(jìn)出庫房的能力。也就是說，除了工作需要應(yīng)限制其他人員訪問倉庫。然后，庫房工長可以理所當(dāng)然地對庫存準(zhǔn)確性的結(jié)果負(fù)責(zé)。
(3)好的事務(wù)處理系統(tǒng)是獲取庫存記錄準(zhǔn)確性的“軟件”部分。記錄庫存事務(wù)和更新庫存余額數(shù)據(jù)的系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)是簡明的和反映實際情況的。
簡明是指容易理解和容易使用。這樣，事務(wù)處理類型不應(yīng)太多。物料的進(jìn)庫和出庫是兩種事務(wù)處理類型。這些事務(wù)處理有計劃內(nèi)的，也有計劃外的，這樣就成了4種類型，再加上從一個庫房到另一個庫房的物料轉(zhuǎn)移，以及其他庫存調(diào)整。這樣，所需要的事務(wù)處理類型不超過10種。有些軟件包含許多不必要的事務(wù)處理類型，造成系統(tǒng)不必要的麻煩，難于操作，于是也難于獲得和維護(hù)庫存記錄的準(zhǔn)確性。應(yīng)當(dāng)記住使用這些工具的是庫房人員，而不是計算機(jī)科學(xué)的博士，所以越簡明越好。
事務(wù)處理系統(tǒng)還應(yīng)有效地反映庫房里出現(xiàn)的真實情況。例如，每當(dāng)有物料項目進(jìn)出庫時，庫存余額記錄應(yīng)當(dāng)隨之更新。庫存記錄的更新雖然不需要實時處理，但也是相當(dāng)頻繁的，而且應(yīng)在實際事務(wù)發(fā)生后立即來做，絕不允許超過24小時才進(jìn)行處理。
(4)周期盤點制度是得到并保持庫存記錄準(zhǔn)確性的有效途徑，我們在5.6節(jié)詳細(xì)討論。
5.6 ABC分析和周期盤點
5.6.1 ABC分析
物料的ABC分類的依據(jù)是帕累托定律。帕累托是19世紀(jì)意大利一位經(jīng)濟(jì)學(xué)家，他發(fā)現(xiàn)當(dāng)時意大利80%的財富集中在20%的人手里。后來人們發(fā)現(xiàn)很多場合都服從這一規(guī)律，于是稱之為帕累托定律。
在一個企業(yè)中有很多庫存物料。在ERP環(huán)境下，這些物料的庫存記錄都必須是準(zhǔn)確的。為了保持物料的庫存記錄準(zhǔn)確性，必須做大量的盤點工作。但是，這些物料對于企業(yè)生產(chǎn)運作的重要性并非都是一樣的，它們也服從帕累托定律。換言之，一定有大部分的物料價值集中在少數(shù)的物料上，這些物料是A類物料；還會有大量的物料只占少量的價值，這類物料是C類物料；處于中間狀態(tài)的是B類物料。于是，我們應(yīng)當(dāng)更嚴(yán)格地關(guān)注A類物料，對其采用比較高的盤點頻率和比較低的計數(shù)容限進(jìn)行周期盤點。而對于B類物料和C類物料的關(guān)注則可以相對寬松一些。通過這樣的方法，既可達(dá)到ERP系統(tǒng)對庫存記錄準(zhǔn)確度的要求，又降低了相關(guān)的成本。
ERP軟件一般都有對物料進(jìn)行ABC分類的功能。做法很簡單。假定A、B、C三類物料分別占全部物料總價值的80%、15%和5%，那么只需將所有物料按使用價值(用量×單位成本)排序，然后按所排次序逐項累加，累加到占總價值80%所涉及的物料屬于A類，再繼續(xù)累加到占總價值95%所涉及的物料屬于B類，其余物料屬于C類，如圖5.5所示。
圖5.5 物料的ABC分類
5.6.2 周期盤點
周期盤點是得到并保持庫存記錄準(zhǔn)確性的有效途徑，是指每天對庫存中的部分物料項目進(jìn)行盤點，從而使一年中對所有物料項目的盤點次數(shù)達(dá)到預(yù)定的值。對一項物料進(jìn)行盤點的時間間隔稱為該項物料的盤點周期。一年中對某項物料進(jìn)行盤點的次數(shù)，稱為該項物料的盤點頻率。
1. 周期盤點的目標(biāo)
1)發(fā)現(xiàn)出錯原因，并消除之
每當(dāng)發(fā)現(xiàn)庫存錯誤，就要校正庫存記錄，同時找出原因。這些原因可能是庫存安全沒有得到切實保證，軟件故障或不合理的規(guī)程，對庫房人員培訓(xùn)不足，等等。一旦發(fā)現(xiàn)，應(yīng)立即糾正，避免錯誤再次出現(xiàn)。
2)檢測系統(tǒng)運行結(jié)果
周期盤點可以對工作現(xiàn)狀作出評價。定期地給出關(guān)于庫存準(zhǔn)確度的百分?jǐn)?shù)，可以使人們知道庫存記錄是否足夠準(zhǔn)確。確定庫存記錄準(zhǔn)確度的方法是：以一項物料的實際盤點數(shù)為分母，以實際盤點數(shù)與庫存記錄數(shù)之差的絕對值作分子，得到一個分?jǐn)?shù)。將此分?jǐn)?shù)化為百分?jǐn)?shù)，如不超過計數(shù)容限，則認(rèn)為此項物料的庫存記錄是準(zhǔn)確的，否則認(rèn)為是不準(zhǔn)確的。然后，以物料總數(shù)為分母，以庫存記錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的物料數(shù)為分子，又得到一個分?jǐn)?shù)，再將此分?jǐn)?shù)化為百分?jǐn)?shù)即是庫存記錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度的百分比。
3)校正不準(zhǔn)確的記錄
當(dāng)周期盤點的結(jié)果和計算機(jī)中的記錄不相匹配時，應(yīng)當(dāng)重新清點有關(guān)項目。如果兩次清點的結(jié)果相同，則應(yīng)校正計算機(jī)中所存的庫存余額記錄。
4)取消年度庫存盤點
年度庫存盤點一般是出于財務(wù)審查的目的。由于庫存記錄的準(zhǔn)確度已達(dá)到了95%，所以，年度盤點已無必要，從而可以消除由于年度盤點而造成的停產(chǎn)。
5)提高周期盤點人員的素質(zhì)
通過周期盤點，盤點人員能熟練地識別零件，獲得精確的記錄，調(diào)整偏差，找到解決系統(tǒng)錯誤的方法，使得庫存記錄更精確。
2. 常見的周期盤點方法
1)ABC分類法
最常見的周期盤點方法是依據(jù)ABC分類法。ABC三類物料的庫存記錄準(zhǔn)確性計數(shù)容限不應(yīng)相同，例如，可分別設(shè)為1%，2%，5%。盤點周期也不應(yīng)相同，例如，A類物料每月盤點一次，B類物料每季度盤點一次，C類物產(chǎn)每半年盤點一次。于是得到A、B、C三類物料的盤點頻率分別是12、4和2。每天盤點的物料項目數(shù)可按如下方法求得：先按類分別求出物料項目數(shù)與相應(yīng)的盤點頻率的乘積，再求出所有這些乘積之和，然后把所得到的和除以一年的工作日數(shù)。按上面設(shè)定的盤點頻率，我們給出一個例子如表5.13所示。
表5.13 基于ABC分類的周期盤點
2)分區(qū)分塊法
分區(qū)分塊法是將庫存項目按所在的區(qū)域分組，以提高盤點的效率。這種方法常用于分區(qū)存放系統(tǒng)以及在制品或中間庫存的盤點。分區(qū)管理員以一個固定周期進(jìn)行盤點，每次對一個區(qū)整個盤查一次，并與庫存記錄相比較。
3)存放地點審查法
通常每個庫房內(nèi)都有很多庫位。如果物料放錯了地方，正常的周期盤點就不能進(jìn)行，存放地點審查法用于準(zhǔn)確地確定物料的有效的存放地點。使用這種方法時，所有的庫位都做了編號，每個盤點周期對特定的物料進(jìn)行檢查，通過對每個庫位上的物料代碼與庫存記錄進(jìn)行比較，核實每項物料所在的庫位，這種方法是容易實施的，因為它只需要核查物料代碼而不需要檢查物料的數(shù)量。
盤點方法的選擇取決于庫存系統(tǒng)的實際情況，對于快速周轉(zhuǎn)的物料項目，分區(qū)分塊法是有效的方法；對于有許多庫位的庫房，ABC分類方法和存放地點審查法結(jié)合在一起將會更有效。
周期盤點可以當(dāng)作一項制度，同時也允許在特別需要時做一次特別盤點。
在周期盤點之后，應(yīng)產(chǎn)生一份周期盤點報告。報告中包括所盤點的物料的代碼、存放地點、度量單位、原記錄數(shù)量、盤點數(shù)量、庫存記錄準(zhǔn)確度百分比等重要信息。如果盤點結(jié)果與庫存記錄之間出現(xiàn)偏差，則要進(jìn)行分析。如果偏差在計數(shù)容限范圍之內(nèi)，則將庫存記錄調(diào)整為盤點結(jié)果。如果偏差超出了計數(shù)容限，則作出標(biāo)記，留待進(jìn)一步處理，其中包括查找出錯原因并消除之。
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本文標(biāo)題：ERP原理與應(yīng)用教程 連載七
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