在中小企業(yè)的各項管理工作中，會計工作的規(guī)范性最強，數(shù)據(jù)處理的數(shù)量較大和準(zhǔn)確性要求最高。目前，中小企業(yè)管理工作相對薄弱大部分源于會計監(jiān)督和財務(wù)管理方面較弱。因此，在信息化建設(shè)中，以會計信息化為先行，比較切合企業(yè)實際。既抓住了企業(yè)信息化管理問題的核心，又能不斷積累經(jīng)驗，為后續(xù)實施更多的其他系統(tǒng)提供基礎(chǔ)。
一、中小企業(yè)會計信息化建設(shè)的管理保障
1、會計信息化要從老總的辦公桌上做起
作為信息化的實踐主體——中小企業(yè)的老板們，理應(yīng)走在前列。只有把中小業(yè)信息化真正作為“一把手”工程，才能落到實處，順利推進(jìn)。
2、財會部門員工應(yīng)隨著信息化管理一同進(jìn)步
信息化的過程也是一種規(guī)范化的過程。如傳統(tǒng)的手工審批制度落實到信息化中之后，在相應(yīng)的系統(tǒng)中就要嚴(yán)格執(zhí)行，而不像手工審批階段自由，一些人員會覺得信息化太麻煩了。這時候，就要意識到這種麻煩是一種“進(jìn)步”，一種管理上的進(jìn)步。一定要將這種進(jìn)取的意識深入到部門，讓員工隨著信息化一同進(jìn)步。
3、確立會計信息化工作目標(biāo)
建立會計信息化系統(tǒng)的基本依據(jù)是企業(yè)發(fā)展的總目標(biāo)。這是因為會計信息化不儀是將會計人員從繁雜的手工勞動中解放出來，更重要的是通過會計核算手段和財務(wù)管理手段的現(xiàn)代化提高會計信息處理的全面性、準(zhǔn)確性和及時性，真正做到對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和事項的事前、事中、事后的有效控制，充分發(fā)揮會計的職能作用。
4、確定會計信息化系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)
會計信息化系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)是指會計信息化系統(tǒng)的規(guī)模、業(yè)務(wù)處理范圍以及子系統(tǒng)的構(gòu)成。會計信息化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)從分析現(xiàn)有手：[系統(tǒng)的任務(wù)、業(yè)務(wù)處理過程以及部門間的聯(lián)系入手，根據(jù)計算機處理數(shù)據(jù)的特點和系統(tǒng)的目標(biāo)來確定。此外，在單位條件允許的情況下應(yīng)具有一定的前瞻性。
二、中小企業(yè)會計信息化建設(shè)的技術(shù)構(gòu)架
1、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)架構(gòu)
硬件設(shè)備是構(gòu)成會計信息化系統(tǒng)的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是基本組成單元。系統(tǒng)的硬件配置必須具備可靠性、運算速度快、傳輸速度快、存儲容量大、設(shè)備實用性強等特點。不同的會計信息化模式所需的硬件基礎(chǔ)也有所不同，基于網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)的模式均需要比較完備的網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施，這些硬件設(shè)施包括：網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、用戶工作站、交換器、路由器等。
2、軟件技術(shù)架構(gòu)
由于中小企業(yè)缺乏相應(yīng)的信息化人才，這就要求中小企業(yè)在最初進(jìn)行信息化建設(shè)時，軟件平臺必須簡單、易用、實用。中小企業(yè)可采用購買商品化軟件、在線租賃、自行開發(fā)、委托開發(fā)、合作開發(fā)等途徑取得會計信息化軟件。購入現(xiàn)成軟件應(yīng)該是絕大多數(shù)中小企業(yè)實施會計信息化系統(tǒng)的解決方案。企業(yè)要購買成熟軟件，在選擇軟件之前，一定要了解這個軟件是否經(jīng)過了比較好的考驗。一個剛上市的軟件必然會存在許多軟件錯誤，而經(jīng)過一段時間考驗的軟件，它的軟件穩(wěn)定性相對要高。
三、中小企業(yè)會計信息化系統(tǒng)的實施
1、配備和培訓(xùn)專業(yè)人員
會計信息化系統(tǒng)的運行和管理需要不同專業(yè)類型、不同水平層次的專業(yè)人員。為了適應(yīng)這種需要，應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)目標(biāo)和本單位現(xiàn)有人員的情況，制定專業(yè)人員的培訓(xùn)和配備計劃，使人員配備和系統(tǒng)建設(shè)同步進(jìn)行，以便系統(tǒng)一旦建成即可投入運行。
2、整理手工賬
企業(yè)財務(wù)部門著手整理手工會計資料，為財務(wù)軟件的運行提供一個良好的環(huán)境。其準(zhǔn)備工作應(yīng)從以下幾個方面著手：(1)整理所有的手工單據(jù)、憑證、卡片、賬簿、報表，并核對無誤，保證賬單相符、賬證相符、賬卡相符、賬賬相符、賬表相符、賬實相符，并保證單位內(nèi)部、本單位和外單位之間賬項核對無誤。(2)根據(jù)國家統(tǒng)一規(guī)定和本單位的具體情況，并充分考慮單位的變化和發(fā)展，建立起一套適合本企業(yè)實際情況的會計科目體系。(3)根據(jù)已生成的會計科目體系及單位核算和管理的要求，建立起規(guī)范的管理和輔助核算科目體系。(4)結(jié)合有關(guān)職能部門和內(nèi)部管理需要，建立起一套健傘的會計報表體系。(5)全部數(shù)據(jù)準(zhǔn)備完畢之后，逐筆進(jìn)行正確性、合法性校驗，為將手工會計核算資料輸入計算機做好最后的準(zhǔn)備工作。
3、人員分工
根據(jù)會計信息化工作要求和中小企業(yè)的實際情況，人員的分工在把握不兼容原則后，其崗位設(shè)置有如下幾方面：(1)總會計師。負(fù)責(zé)本企業(yè)整個會計業(yè)務(wù)工作。(2)會計主管。負(fù)責(zé)管理會計日常工作。3)數(shù)據(jù)操作錄入員。負(fù)責(zé)憑證的制作和錄入。(4)數(shù)據(jù)審核員。負(fù)責(zé)對憑證的合法性、正確性和完整件進(jìn)行審核。(5)出納人員。負(fù)責(zé)現(xiàn)金與銀行的收支及銀行對賬等工作。(6)系統(tǒng)管理員。負(fù)責(zé)系統(tǒng)軟、硬件的正常運行。(7)系統(tǒng)維護(hù)員。負(fù)責(zé)硬件和軟件設(shè)備的日常維護(hù)。(8)檔案管理員。負(fù)責(zé)會計檔案和磁性介質(zhì)會計檔案的保管工作。(9)數(shù)據(jù)管理員。負(fù)責(zé)已復(fù)核數(shù)據(jù)的入賬，入賬后憑證、賬簿、報表的打印輸出工作。(10)數(shù)據(jù)管理員。負(fù)責(zé)將已復(fù)核數(shù)據(jù)入賬，入賬后憑證賬頁打印輸出，協(xié)助系統(tǒng)管理員做好數(shù)據(jù)備份、保密安全工作。(11)其他財務(wù)人員。包括出納和憑證處理人員等。以上這些崗位，根據(jù)企業(yè)會計賬務(wù)處理的規(guī)模，有些崗位可適當(dāng)合并，但必須符合會計崗位不相容原則，要便于實施內(nèi)部會計監(jiān)督。
4、初始化
所謂初始化，是指將原手工核算下已形成的賬務(wù)數(shù)據(jù)資料輸入到計算機中，以確保計算機記賬順利進(jìn)行的過程。初始化的內(nèi)容主要包括：(1)設(shè)置人員崗位分工情況。包括操作人員姓名、權(quán)限、密碼等。(2)輸入會計核算所必需的期初數(shù)據(jù)。包括各級會計科目名稱、編號、年初數(shù)、累計發(fā)生數(shù)、初始化月份的期初余額及有關(guān)的數(shù)量指標(biāo)等。(3)輸入輔助核算項目。若單位要進(jìn)行部門、項目、往來核算的，則需輸入各部門、項目、往來單位的初始數(shù)據(jù)。(4)選擇會計核算方法。主要包括記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等。(5)輸入各類未達(dá)賬項。主要包括銀行未達(dá)賬項和往來未達(dá)賬項。(6)定義自動轉(zhuǎn)賬憑證。主要包括固定資產(chǎn)折舊計提分錄、成本歸集分錄、利潤結(jié)轉(zhuǎn)分錄、費用計費分錄等。初始化是會計電算化中一項十分重要的工作，它是整個會計電算化工作的基礎(chǔ)。
5、人機并行
按照制度規(guī)定，企業(yè)在甩掉手工賬之前，手工會計處理和計算機會計處理的并行時間至少需要3個月且兩者結(jié)果一致。所謂人機并行是指一方面進(jìn)行手工會計核算；一方面使用會計軟件進(jìn)行會計核算。譬如在賬務(wù)處理過程中，用手工填制會計憑證，然后手工匯總、審核、記賬、編制報表。與此同時，也用計算機和會計軟件完成這些工作。在人機并行過程中和人機并行結(jié)束后，必須及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷糾正各種錯誤，調(diào)整系統(tǒng)參數(shù)，逐步建立健全會計電算化內(nèi)部管理制度。
6、制定各項管理制度
會計信息化工作的順利進(jìn)行，需要有會計信息化管理制度做保障。會計信息化系統(tǒng)運行管理制度包括會計信息化崗位責(zé)任制、會計信息化操作管理制度、計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度、會計信息化檔案管理制度，等等。
7、甩賬
單位在甩手工賬之前一定要慎重考慮，在對照財政部門制定的法規(guī)，同時結(jié)合本單位實際情況的基礎(chǔ)上再決定是否甩賬。具體應(yīng)從以下幾方面考慮：(1)所用財務(wù)軟件是否通過省級財政機關(guān)的評審；(2)操作人員有無會計電算化合格證書：(3)手工賬與計算機賬并行是否已滿3個月，并且兩者結(jié)果是否一致；(4)現(xiàn)行的人員分工體系是否滿足會計電算化工作開展的需要；(5)會計電算化管理制度是否健全，是甭已得到實際運行：(6)甩賬的備查資料是否健全、詳細(xì)。
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