制造業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)最重要的支柱產(chǎn)業(yè)。在工業(yè)化國家，約有四分之一的人口從事制造業(yè)，約70-80％的物質(zhì)財(cái)富來自制造業(yè)。我國GDP的一半是制造業(yè)創(chuàng)造的，其產(chǎn)值占整個(gè)工業(yè)的80％。中國是一個(gè)制造業(yè)大國，但還不是一個(gè)制造業(yè)強(qiáng)國。要加快從制造業(yè)大國向制造業(yè)強(qiáng)國的轉(zhuǎn)變，推動(dòng)信息化工程的建設(shè)、提升核心競(jìng)爭(zhēng)力是重要措施。
信息化系統(tǒng)的建設(shè)及有效應(yīng)用，極大地拓展了制造活動(dòng)的深度和廣度，改變現(xiàn)代制造業(yè)的設(shè)計(jì)方法、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)方式、工藝、設(shè)備及組織結(jié)構(gòu)，產(chǎn)生了新的制造和制造模式。同時(shí)，信息化廣泛用于制造業(yè)企業(yè)，使得企業(yè)從知識(shí)、技術(shù)到應(yīng)用的時(shí)間縮短，技術(shù)發(fā)展加快，具有很強(qiáng)的時(shí)效性和技術(shù)的獨(dú)有性。目前，制造業(yè)企業(yè)信息系統(tǒng)一般包括人力資源、財(cái)務(wù)、銷售、制造、分銷以及供應(yīng)鏈管理等方面的內(nèi)容。這些方面的信息系統(tǒng)建設(shè)能使企業(yè)多方受益。對(duì)競(jìng)爭(zhēng)壓力和市場(chǎng)機(jī)會(huì)的迅速反應(yīng)、靈活的產(chǎn)品裝配、減少庫存以及更加有效地供應(yīng)鏈管理等等。由于牽扯到的因素比較多，決定了制造業(yè)企業(yè)信息化項(xiàng)目建設(shè)的投入風(fēng)險(xiǎn)比較大。為了避免風(fēng)險(xiǎn)，保證用戶的利益，越來越多的信息化實(shí)施了信息工程監(jiān)理制度。本文從制造業(yè)企業(yè)信息化項(xiàng)目監(jiān)理的實(shí)際出發(fā)，結(jié)合相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)，提煉出監(jiān)理工作的關(guān)鍵策略，以期服務(wù)于這些企業(yè)的信息化建設(shè)。
1 信息系統(tǒng)工程監(jiān)理
在討論制造業(yè)企業(yè)信息化項(xiàng)目監(jiān)理策略前，先簡(jiǎn)單介紹信息系統(tǒng)工程監(jiān)理。
2002年，信息產(chǎn)業(yè)部頒布的《信息系統(tǒng)工程監(jiān)理暫行規(guī)定》(以下簡(jiǎn)稱“規(guī)定”)對(duì)信息系統(tǒng)工程監(jiān)理工作做出了規(guī)定。信息系統(tǒng)工程監(jiān)理是指依法設(shè)立且具備相應(yīng)資質(zhì)的信息系統(tǒng)工程監(jiān)理單位(以下簡(jiǎn)稱監(jiān)理單位)，受業(yè)主單位委托，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和信息系統(tǒng)工程監(jiān)理合同，對(duì)信息系統(tǒng)工程項(xiàng)目實(shí)施的監(jiān)督管理。監(jiān)理的主要內(nèi)容是對(duì)信息系統(tǒng)工程的質(zhì)量、進(jìn)度和投資進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)項(xiàng)目合同和文檔資料進(jìn)行管理，協(xié)調(diào)有關(guān)單位間的工作關(guān)系。
2004年6月，信息產(chǎn)業(yè)部授予了八家企業(yè)“信息系統(tǒng)工程監(jiān)理臨時(shí)資質(zhì)”，監(jiān)理單位認(rèn)證逐步走向正規(guī)化。2005年4月，《信息化工程監(jiān)理規(guī)范第一部分：總則》(GB/T19668.1-2005)發(fā)布，信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的實(shí)施有了標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。
2 制造業(yè)企業(yè)信息系統(tǒng)工程監(jiān)理實(shí)施方法
從信息化工程前期監(jiān)理、實(shí)施過程監(jiān)理、后期監(jiān)理三個(gè)階段來論述如何進(jìn)行制造業(yè)企業(yè)信息化工程監(jiān)理工作。
2.1 前期監(jiān)理工作內(nèi)容
一般來說，信息化項(xiàng)目建設(shè)前期工作包括如下幾部分。(1)成立籌備小組。由企業(yè)信息化項(xiàng)目的分管領(lǐng)導(dǎo)、熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)管理人員及熟悉信息技術(shù)的人員組成；(2)企業(yè)信息化知識(shí)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)，可以讓企業(yè)更多人員接觸本企業(yè)擬實(shí)施的信息化項(xiàng)目?jī)?nèi)容；(3)可行性分析及立項(xiàng)，通過對(duì)企業(yè)信息化必要知識(shí)的分析，籌備小組要根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)狀提出可行性分析報(bào)告；經(jīng)過企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策批準(zhǔn)后，正式立項(xiàng)，作出項(xiàng)目各種預(yù)算，并由籌備小組對(duì)有關(guān)的資源需求計(jì)劃進(jìn)行落實(shí)，同時(shí)啟動(dòng)各項(xiàng)計(jì)劃；(4)需求分析，主要考慮各個(gè)部門需要處理的業(yè)務(wù)需求、使用權(quán)限設(shè)置、業(yè)務(wù)報(bào)表需求及數(shù)據(jù)接口的開放性；(5)選型，通過考察等方式選擇合適的軟件及實(shí)施服務(wù)商。
在這個(gè)階段，項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理的任務(wù)首先是要幫助企業(yè)建立二個(gè)概念，一是制造業(yè)企業(yè)信息系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)什么，二是怎么去實(shí)現(xiàn)一個(gè)制造業(yè)企業(yè)信息系統(tǒng)。具體來說，信息工程監(jiān)理在這一階段的任務(wù)是：
(1)確保項(xiàng)目得到企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)充分支持。信息化工程是“一把手工程”，它不僅牽涉到企業(yè)內(nèi)部各部門、各子公司、各分廠的產(chǎn)供銷及人財(cái)物等經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)方面，甚至還需將供應(yīng)商、客戶、分銷商、運(yùn)輸商等外部資源納入到企業(yè)的供需鏈管理系統(tǒng)中，所以需要企業(yè)高層的協(xié)調(diào)、支持。
(2)協(xié)助企業(yè)對(duì)擬實(shí)施的信息化項(xiàng)目建立合理的預(yù)期。期望直接影響到項(xiàng)目實(shí)施的效果，期望過高是項(xiàng)目失敗的重要原因。所以，要讓企業(yè)對(duì)信息化項(xiàng)目有充分的認(rèn)識(shí)，任何軟件都只是輔助的工具。尤其是在進(jìn)行可行性分析時(shí)不僅要分析項(xiàng)目的可行性，也一定要分析項(xiàng)目的不可性，盡早發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)規(guī)避。
(3)協(xié)助企業(yè)充分分析自己的業(yè)務(wù)需求。需求是項(xiàng)目實(shí)施的基礎(chǔ)，需求不清也是項(xiàng)目失敗的重要原因。企業(yè)信息化項(xiàng)目復(fù)雜，而實(shí)施時(shí)間又相對(duì)較短，所以，監(jiān)理本階段的一項(xiàng)重要任務(wù)就是協(xié)助企業(yè)全面了解自己的需要。
(4)協(xié)助企業(yè)選擇臺(tái)適的軟件及實(shí)施廠商。合適的才是最好的，監(jiān)理一定要協(xié)助企業(yè)根據(jù)自己的實(shí)際選擇合適的軟件，有一個(gè)好的實(shí)施商對(duì)項(xiàng)目成功也至關(guān)重要。所以，監(jiān)理為了保證項(xiàng)目以后順利進(jìn)展，需要協(xié)助企業(yè)選擇合適的軟件及實(shí)施廠商。
2.2 項(xiàng)目實(shí)施過程中的監(jiān)理工作內(nèi)容
企業(yè)信息化項(xiàng)目實(shí)施過程中的主要步驟如圖1所示。項(xiàng)目準(zhǔn)備階段主要是實(shí)施廠商制定詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃，并根據(jù)實(shí)施計(jì)劃進(jìn)行詳細(xì)的需求調(diào)研、培訓(xùn)等工作，為實(shí)施開始做準(zhǔn)備。設(shè)計(jì)藍(lán)圖階段主要是根據(jù)當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組和再造，設(shè)計(jì)出適合企業(yè)的軟件流程。實(shí)施階段是根據(jù)設(shè)計(jì)的業(yè)務(wù)藍(lán)圖進(jìn)行系統(tǒng)配置及必要的系統(tǒng)開發(fā)和報(bào)表的開發(fā)，準(zhǔn)備上線階段的主要工作，是完成上線前的系統(tǒng)測(cè)試、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)準(zhǔn)備等工作。切換運(yùn)行階段，根據(jù)切換策略完成系統(tǒng)上線，并修改遺留問題。
圖1 企業(yè)信息化項(xiàng)目實(shí)施步驟
實(shí)施過程監(jiān)理的作用主要是通過監(jiān)督和控制，使實(shí)施工作按計(jì)劃進(jìn)行并達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。具體來說，監(jiān)理的主要工作如下：
(1)實(shí)施計(jì)劃合理性的審核。計(jì)劃的不合理導(dǎo)致項(xiàng)目一開始就是不可行的，而計(jì)劃不合理的根源在于根本就沒有認(rèn)識(shí)到計(jì)劃的重要性，投有真正把計(jì)劃的制定作為一件重要的事情來做。監(jiān)理在本階段一開始就要讓各方認(rèn)識(shí)到計(jì)劃的嚴(yán)肅性，以及明確計(jì)劃變更的復(fù)雜的、嚴(yán)肅流程。同時(shí)，一定要注意制定實(shí)施計(jì)劃時(shí)對(duì)人力資源的需求及實(shí)施的整個(gè)組織架構(gòu)，這將關(guān)系到計(jì)劃的可行性。在制定實(shí)施計(jì)劃時(shí)，監(jiān)理可以協(xié)助項(xiàng)目組進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，風(fēng)險(xiǎn)分析應(yīng)貫穿整個(gè)信息化項(xiàng)目中，但此階段尤為重要；完整全面的風(fēng)險(xiǎn)分析可以使項(xiàng)目提前預(yù)知風(fēng)險(xiǎn)并規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，使計(jì)劃順利執(zhí)行。事實(shí)上，拖期對(duì)信息化工程的效果非常有影響，可能直接導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗。所以，監(jiān)理本階段一定要把握好實(shí)施計(jì)劃的審核。
(2)項(xiàng)目的整體把關(guān)。企業(yè)信息化項(xiàng)目中所用到的軟件產(chǎn)品一般按照模塊來實(shí)施，隨著這些產(chǎn)品的逐步成熟，模塊內(nèi)部功能已經(jīng)比較完善。但是，模塊之間的關(guān)聯(lián)存在一定的隱患，加上項(xiàng)目實(shí)施的組織方式一般以模塊為分組，更加深了此隱患。所以，監(jiān)理一定要在實(shí)施過程中對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行整體把關(guān)。如在計(jì)劃階段關(guān)注整體計(jì)劃中各模塊是否安排合理，是否考慮到了銜接問題；在業(yè)務(wù)藍(lán)圖審核時(shí)，著重審核業(yè)務(wù)流程中模塊配合流程的設(shè)計(jì)，以保證其統(tǒng)一性；在數(shù)據(jù)要求方面。從整體上統(tǒng)一要求，保證各模塊的一致性；在測(cè)試階段。關(guān)注測(cè)試內(nèi)部接口之間的集成銜接程度。
(3)關(guān)鍵文檔的審核。關(guān)鍵文檔如藍(lán)圖設(shè)計(jì)報(bào)告、上線切換方案等對(duì)項(xiàng)目能否成功影響很大，而在關(guān)鍵文檔的審核確認(rèn)上，實(shí)施方、企業(yè)等各有自己的優(yōu)缺點(diǎn)，也有一定的片面性。這時(shí)，監(jiān)理就應(yīng)發(fā)揮他的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)、管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)文檔進(jìn)行審核和建議。例如：可以從如下幾個(gè)方面重點(diǎn)審核業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計(jì)報(bào)告：與需求的符合性、各模塊的配合性、整體數(shù)據(jù)的一致性、業(yè)務(wù)流程的整體一致性、對(duì)性能的考慮、對(duì)接口的考慮等。
(4)測(cè)試的監(jiān)督管理。測(cè)試環(huán)節(jié)也是某些信息工程中經(jīng)常忽略的。可以說，測(cè)試不是萬能的，但測(cè)試是質(zhì)量的重要的評(píng)價(jià)手段。尤其是企業(yè)信息化項(xiàng)目投資巨大。更應(yīng)做好測(cè)試工作，以免上線后帶來損失。當(dāng)前，企業(yè)信息化項(xiàng)目一般采用成熟軟件，但由于實(shí)施過程中開發(fā)的模塊以及報(bào)表的開發(fā)都要通過編程實(shí)現(xiàn)，必然帶來很大的質(zhì)量隱患。所以，監(jiān)理本階最要認(rèn)真審核實(shí)施方的測(cè)試計(jì)劃及測(cè)試結(jié)果，監(jiān)督錯(cuò)誤的更改情況，并協(xié)助用戶組織好上線前的用戶確認(rèn)測(cè)試。
(5)文檔變更的控制。文檔管理是監(jiān)理的一項(xiàng)重要工作。在信息化的許多項(xiàng)目中。文檔一直是被實(shí)施方或業(yè)主忽略的部分。但文檔卻是信息化建設(shè)的重要成果之一，而且，文檔的好環(huán)影響到項(xiàng)目目標(biāo)的驗(yàn)證以及企業(yè)以后的系統(tǒng)維護(hù)。對(duì)文檔變更要建立嚴(yán)格的流程，如需求文檔、業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)文檔等重要文檔變更時(shí)都要走標(biāo)準(zhǔn)的變更流程。文檔管理和變更流程的建立才能使企業(yè)及監(jiān)理真正把項(xiàng)目控制起來。
(6)培訓(xùn)效果的評(píng)價(jià)。對(duì)于一般的信息化項(xiàng)目，培訓(xùn)都是在項(xiàng)目后期進(jìn)行的，但對(duì)于企業(yè)信息化項(xiàng)目，情況卻不同。由于項(xiàng)目是實(shí)施專家指導(dǎo)用戶共同來完成的，也就是說，工程的很大一部分工作是需要用戶通過培訓(xùn)來完成的，所以培訓(xùn)的效果直接影響到實(shí)施質(zhì)量。同時(shí)，不同階段有不同的培訓(xùn)，即使是同一類型的培訓(xùn)，分幾次逐步完成。所以，本階段監(jiān)理的又一項(xiàng)重要工作是跟蹤培訓(xùn)的效果。
(7)上線準(zhǔn)備的跟蹤。由于企業(yè)信息化項(xiàng)目的特殊性，使其并不像一般的信息化項(xiàng)且，完全上一個(gè)新系統(tǒng)。項(xiàng)目上線時(shí)要保證企業(yè)的正常運(yùn)作，所以運(yùn)行時(shí)系統(tǒng)內(nèi)就有很多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是上線準(zhǔn)備的一項(xiàng)重要工作，關(guān)系到上線后數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。所以，監(jiān)理本階段要做好上線準(zhǔn)備工作的跟蹤工作，確保上線的順利進(jìn)行。
2.3 項(xiàng)目后期監(jiān)理工作內(nèi)容
項(xiàng)目后期的主要工作是指項(xiàng)目實(shí)施完成后對(duì)整個(gè)實(shí)施過程進(jìn)行回顧、分折和評(píng)判以及缺陷的修改。這個(gè)階段監(jiān)理主要側(cè)重于協(xié)助用戶對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)價(jià)，并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。具體說，主要內(nèi)容如下：
(1)對(duì)項(xiàng)目的總體評(píng)價(jià)。協(xié)助企業(yè)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行效益分析和總體評(píng)價(jià)也是監(jiān)理的一項(xiàng)重要工作，通過此項(xiàng)工作，可以對(duì)項(xiàng)目的效果進(jìn)行量化分析，分析系統(tǒng)的實(shí)施效果，促進(jìn)項(xiàng)目的有效使用。
(2)總結(jié)大型管理系統(tǒng)的實(shí)施方法。通過一個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施，監(jiān)理應(yīng)在最后階段協(xié)助準(zhǔn)備和完善整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的所有文檔資料，總結(jié)大型管理系統(tǒng)的實(shí)施方法，為企業(yè)留下一份寶貴的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)。
企業(yè)信息化項(xiàng)目是一類典型的信息系統(tǒng)項(xiàng)目，擁有鮮明的特點(diǎn)，與其他信息系統(tǒng)項(xiàng)目有很大不同，其對(duì)項(xiàng)目前期準(zhǔn)備工作、過程中的培訓(xùn)、后期的實(shí)施效果等方面的要求與一般信息化項(xiàng)目差異較大，對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理人員的要求也較高。
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