雖然許多資深的CIO都自信能輕易地找出IT成本中的“贅肉”。然而，即使是最富經(jīng)驗的成本控制高手，全憑主觀直覺削減IT成本也無異于一場高風(fēng)險的賭博。因為CIO極有可能錯誤地削減看似多余實則重要的IT開支，從而導(dǎo)致企業(yè)在競爭中面臨著喪失先機的嚴峻局面。本文介紹我公司近期正在使用的一種方法，從IT成本驅(qū)動因素出發(fā)，控制和削減IT成本。這種方法從實戰(zhàn)實施效果來看還是很不錯的。
一、 什么是IT成本驅(qū)動因素法？
企業(yè)在削減IT成本時，不應(yīng)對各種開支不加辨別，一視同仁。因為如果不分青紅皂白，把每一項看似多余的IT開支都削減掉，很可能會削弱企業(yè)的IT競爭力而影響到持續(xù)經(jīng)營的能力，結(jié)果是得不償失。相反，IT管理者應(yīng)從成本動因的角度出發(fā)來控制IT成本，避免損害那些決定企業(yè)IT核心價值的要素。
（1）什么是成本驅(qū)動因素法？
成本動因法（Cost Driver）亦稱成本驅(qū)動因素法，它是作業(yè)成本計算法的核心內(nèi)容。成本動因是指決定成本發(fā)生的那些重要的活動或事項，它可以是一個事項、一項活動或作業(yè)。成本動因是識別和研究導(dǎo)致資源消耗變化、影響IT質(zhì)量和實施周期時間的任何事件和情況。簡言之，成本動因就是導(dǎo)致IT活動成本發(fā)生變化的因素，也就是只要是能導(dǎo)致IT成本發(fā)生變化的任何事件，就是成本動因。
成本動因是從本質(zhì)上定義的，它是一個抽象的概念。IT成本來源于IT活動的價值消耗的成本行為。成本行為則取決于影響成本的主要結(jié)構(gòu)性因素，即成本驅(qū)動因素。成本動因可分為兩個層次：一是微觀層次上的與IT日常活動相關(guān)的成本動因，即IT運營成本動因；二是IT項目層次上的成本動因，即IT項目成本動因。一般來說，IT運營成本動因都是比較固定的、常規(guī)的因素，壓縮和削減的可能性和余地都不大。而IT項目成本動因則與IT運營成本動因不同，它是從企業(yè)整體的、長遠的業(yè)務(wù)目標高度出發(fā)考慮的成本動因。從IT項目角度來看，影響成本態(tài)勢主要來自IT項目投資和IT項目實施執(zhí)行活動。這類成本動因分為軟硬件設(shè)備投資成本動因和實施執(zhí)行性成本動因兩大類。因此，IT項目成本動因主要分為兩方面：一是取決于領(lǐng)導(dǎo)層對業(yè)務(wù)計劃的投資決策；二是取決于IT項目經(jīng)理執(zhí)行過程中的成本控制。而這兩個方面有時都會存在比較大的隨意性和彈性余地。兩類成本動因的劃分，為CIO改變其成本結(jié)構(gòu)提供了能動選擇，也為CIO有效進行成本削減與控制提供了方向。
（2）成本動因透明化，為合理分配資源提供依據(jù)
說到要削減IT成本，一個核心問題就是要確認IT成本分配是否合理和透明。那么，為什么成本透明化對IT成本分配如此重要？試想一下，如果某天你收到一個300元的電話賬單，而通常都是150元，并且電信公司僅在賬單上標一個總價，并沒有告訴你詳細收費信息，這樣你很可能會質(zhì)疑其收費的合理性。但如果該賬單包含更多詳細的信息，那么你就會明白為什么費用會增加。同樣地，對于IT成本而言，企業(yè)高管們也很想了解在為哪些IT服務(wù)付費以及每項服務(wù)的具體成本，包括IT運行、維護成本。然而許多IT部門卻無法提供這種程度的財務(wù)透明，因此IT成本財務(wù)透明有著前所未有的重要性。
IT成本實現(xiàn)透明化意味著IT管理者可以清晰地了解提供IT服務(wù)所需的資源及相關(guān)成本。另外通過IT成本財務(wù)透明化，也能幫助CIO衡量其所提供的IT服務(wù)的成本/效益價值比，并且還可以了解IT服務(wù)成本與其它替代服務(wù)（如外包服務(wù)）的成本比較，為合理分配IT資源提供數(shù)字化的依據(jù)。另外，如果IT不能提供支持每項業(yè)務(wù)服務(wù)的成本信息，那么業(yè)務(wù)部門也將很難準確衡量其業(yè)務(wù)價值的收益比。因此，企業(yè)希望獲得每項IT活動的明細成本是IT預(yù)算投資回率（ROI）的具體要求。
二、 應(yīng)用成本動因法削減IT成本的流程
從哪里下手削減IT成本？這是大家經(jīng)常會問到的一個看似簡單的問題。事實上，CIO們多年來一直都在削減IT成本，然而卻沒有看到多大的成效。原因是削減多余的IT開支，而又不損害企業(yè)的競爭優(yōu)勢是需要采取有效的視角，是要基于嚴謹?shù)氖聦嵍莾H憑感情或直覺作出判斷。成本動因法避免了CIO僅僅關(guān)注那些膚淺易得的削減成本收益，轉(zhuǎn)而仔細分析成本削減對IT績效的影響，并保護和強化那些決定IT核心價值的要素。以下和大家分享我公司的一些經(jīng)驗總結(jié)和做法：
（1）在削減之前了解其價值
為了實現(xiàn)控制和削減IT成本，我們需要了解各項IT活動的實際成本和各種IT交付成果的價值。否則，不明不白的削減努力只會使重要的業(yè)務(wù)流程功能退化，并且降低其價值。弄清楚這些問題的一個好辦法就是尋求專家的幫助，如在IT團隊中增加一個財務(wù)顧問來幫助理解成本和成本背后的驅(qū)動因素。只有清楚了解特定IT活動的相關(guān)聯(lián)成本，才能更有效的確認IT項目的投資回報率和IT營運是否高效能。而且，這有助于CIO和其他業(yè)務(wù)部門經(jīng)理展開合作，重新評估業(yè)務(wù)經(jīng)理所要求的服務(wù)水平或者重新評估業(yè)務(wù)部門正在使用的IT服務(wù)的價值。
（2）細分成本類型，明確成本構(gòu)成結(jié)構(gòu)
有些時候，企業(yè)的共有IT成本根本沒有被分攤到經(jīng)營活動中去，結(jié)果不被分攤到相應(yīng)的部門或項目上的IT費用就可能像吹氣球一樣迅速膨脹。因此，想要合理地分配和削減共有的IT成本，就必須要能更精確地描述出各項IT開支的用途和將其歸類。這樣，CIO就不但能對企業(yè)當(dāng)前的IT成本結(jié)構(gòu)有所認識，還能了解IT成本變化的趨勢，從而更準確地分辨出成本最高和增長最快的IT活動。
在進一步的分析中，還需要將成本變化的主要動因轉(zhuǎn)換為具體指標進行標準化評估。因為如果只看總量，某些成本就可能會失真。例如，一些被認為績效最佳的IT項目可能并不如想象中那么好；而在某些沒有察覺的領(lǐng)域，IT成本可能非常可觀并在快速增長。值得注意的是：這階段的研究并不是追求能徹底發(fā)現(xiàn)所有的多余IT成本，窮盡一切削減成本的機會。這樣費時太多，且容易失去方向。CIO應(yīng)對最有可能降低成本的項目提出一些有根據(jù)的假設(shè)，使下一步能更深入的尋找削減成本的機會和更有針對性。
（3）建立成本動因指標模型，與行業(yè)基準相比較
CIO在明確IT成本動因的構(gòu)成結(jié)構(gòu)后，下一步是需要深入了解各個重點部分中的“成本驅(qū)動/價值創(chuàng)造”的關(guān)系。例如，哪些因素在驅(qū)動著成本的變化？它們創(chuàng)造了什么樣的價值？在羅列出所有驅(qū)動因素后，可通過分析找出“成本驅(qū)動/價值創(chuàng)造”之間的指標模型。在此基礎(chǔ)上，CIO可以選取一些指標進行比較研究，找出成本差距和削減的機會。可供參考的目標可以是競爭對手的，企業(yè)內(nèi)部其他部門或區(qū)域的，也可以是去年的業(yè)績。具體參考的指標也是千差萬別的，如最佳運營流程、組織架構(gòu)或成本負擔(dān)等。正確選取參考標準并不容易，選取過多同行作參考目標會使數(shù)據(jù)跨度很大且相關(guān)性差；選取的樣本太少又可能導(dǎo)致研究出現(xiàn)偏差，或者由于樣本太局限而不能生成有價值的結(jié)論。所以，CIO必須建立最合適的成本動因指標模型。
然后是分析數(shù)據(jù)并將其與行業(yè)基準相比較。例如，把企業(yè)的IT服務(wù)水平和成本與其他規(guī)模相當(dāng)?shù)耐惞具M行比較，IT部門提供服務(wù)的成本與市場中同樣服務(wù)所需成本相比有何不同？通過這一分析，如果發(fā)現(xiàn)企業(yè)IT部門的服務(wù)水平低于同行業(yè)，則表明需要采取行動來改進IT服務(wù)。如果企業(yè)IT部門提供的某項服務(wù)成本與大多數(shù)同行相比都要高，則有必要進行成本分析并找出原因。但要正確地進行比較有時是非常困難且費時較長，這就要求研究要有選擇性。有了內(nèi)外部的數(shù)據(jù)分析，CIO就能判定應(yīng)在哪些環(huán)節(jié)上削減IT成本了。這個階段分析的成果將是一長串可削減成本的IT項目及其相應(yīng)的財務(wù)影響。
（4）成本財務(wù)透明化，優(yōu)選最佳成本削減方案
在IT活動中某些成本動因可能更突出，因為并非所有IT成本動因都同等重要，CIO應(yīng)當(dāng)將這些IT成本動因按重要性進行優(yōu)選。優(yōu)選是一項復(fù)雜的過程，需要使用一系列指標來評估每項成本削減計劃。因此，最佳成本削減方案是建立在每項成本的高度透明化上，也就是說CIO需要知道提供IT服務(wù)所需的資源及相關(guān)財務(wù)費用。要實現(xiàn)這一點，需要的不僅僅是IT視角，在很多情況下還需要從財務(wù)的角度實現(xiàn)透明化，以便找到IT活動的真正成本動因。
這一階段應(yīng)涵蓋IT運營的方方面面，包括硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)。方法是創(chuàng)建一個對每項IT服務(wù)的所有成本驅(qū)動因素的目錄，如把IT設(shè)備、應(yīng)用、IT人員等成本動因制作成為一個服務(wù)成本目錄。我公司的實踐證明，在這個階段往往可以發(fā)現(xiàn)許多可削減成本的環(huán)節(jié)。例如，當(dāng)把各分支機構(gòu)日益增長的培訓(xùn)費用透明化時，我們就開始考慮引入電子課程。據(jù)統(tǒng)計，IT成本透明化可以減少30%-50%的軟件許可證費用，同時可以降低高達60%的硬件和軟件系統(tǒng)相關(guān)費用。更重要的是通過透明化的成本動因法，我們能有效的尋找到削減IT成本的機會，而且事半功倍。
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本文標題：做好成本控制 輕松為IT成本瘦身
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