走進(jìn)一家企業(yè)的供應(yīng)科，在幾張拼成一行的桌子上放著一張長(zhǎng)長(zhǎng)的像"哈達(dá)"一樣的大表。表的左方是各種產(chǎn)品名稱，上方是供應(yīng)科負(fù)責(zé)采購(gòu)的各種材料名稱。電話鈴不時(shí)地響著，傳來(lái)市場(chǎng)和生產(chǎn)變動(dòng)的消息，幾位苦命的采購(gòu)計(jì)劃員在桌旁疲憊地奔忙，對(duì)繁星般的表格數(shù)據(jù)，進(jìn)行不厭其煩地計(jì)算和修改。年復(fù)一年，做著同樣枯燥的工作。但即使再怎樣賣力，也還是跟不上客觀環(huán)境的變化。
要效率，更要效益
實(shí)施了MRP，通過(guò)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和物料清單，定義了每個(gè)物料的期量標(biāo)準(zhǔn)，把銷產(chǎn)供這企業(yè)的三項(xiàng)主要業(yè)務(wù)信息集成起來(lái)，同步地將生產(chǎn)計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃一次生成。如果需求有了變化，不需半個(gè)小時(shí)，就把上千種物料的計(jì)劃重新編排。采購(gòu)計(jì)劃員從忙忙碌碌的事務(wù)中徹底得到了解放。圖1是時(shí)間坐標(biāo)上的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，X是銷售件（成品），O、P、R、E是采購(gòu)件，A、B、C、D是加工件。
但是，上MRP系統(tǒng)決不僅僅是提高響應(yīng)效率，更重要的是見到效益。MRP是ERP的核心，要見效益，首先要改變采購(gòu)作業(yè)的觀念、規(guī)范采購(gòu)管理。
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)為了增加利潤(rùn)，一個(gè)極其重要的途徑就是降低成本。產(chǎn)品的成本中外購(gòu)的材料及配套件費(fèi)用往往要占到60%以上，多者可達(dá)90%。材料及配套件的采購(gòu)任務(wù)，歸根到底，是由產(chǎn)品開發(fā)部門定的基調(diào)。換句話說(shuō)，盡管設(shè)計(jì)階段的費(fèi)用是比較小的，但它在奠定成本的基調(diào)上，起了主要的作用。
有一家企業(yè)，通過(guò)MRP系統(tǒng)的物料分類查詢，發(fā)現(xiàn)有2.0mm、2.5mm、3.0mm三種規(guī)格十分相近的花紋鋼板，每種需求批量都很小，這將無(wú)疑增加了采購(gòu)、運(yùn)輸、倉(cāng)庫(kù)保管的費(fèi)用。如果企業(yè)沒(méi)有采用成組技術(shù)，標(biāo)準(zhǔn)化工作不力，設(shè)計(jì)工程師信息不溝通，這類現(xiàn)象是極其普遍的。因此，為了降低采購(gòu)成本，采購(gòu)人員必須同設(shè)計(jì)人員和工藝人員一起，按照價(jià)值工程的原理和同步工程的方法，在保證產(chǎn)品功能的前提下，采用最低成本的方案。MRP系統(tǒng)不僅管理人員要用，對(duì)產(chǎn)品開發(fā)人員同樣也有幫助。采購(gòu)成本同時(shí)影響材料費(fèi)和庫(kù)存價(jià)值，圖2例中材料費(fèi)和庫(kù)存值下降5%，企業(yè)的銷售利潤(rùn)率增加28%，資本收益率（ROI）增加30%。
MRPⅡ/ERP系統(tǒng)對(duì)降低采購(gòu)成本的作用
MRPⅡ/ERP系統(tǒng)通過(guò)業(yè)務(wù)處理流程規(guī)范化，對(duì)降低采購(gòu)成本，起到一系列的保證作用，如：
通過(guò)物料分類查詢，對(duì)每一類物料，按需用的頻度，規(guī)定優(yōu)選原則，以簡(jiǎn)化采購(gòu)物料的品種規(guī)格、保持一定批量，爭(zhēng)取優(yōu)惠。
周密計(jì)劃。MRPⅡ/ERP的計(jì)劃可以延續(xù)到未來(lái)某個(gè)任意日期，這樣不但可以按需采購(gòu)，而且可以保證足夠的采購(gòu)提前期和采購(gòu)預(yù)算，防止因突發(fā)性采購(gòu)而增加額外的采購(gòu)費(fèi)用。
設(shè)置目標(biāo)成本（標(biāo)準(zhǔn)成本）。每一個(gè)會(huì)計(jì)年度，企業(yè)都必須通過(guò)運(yùn)行MRP系統(tǒng)的模擬成本，確定標(biāo)準(zhǔn)成本，也就是必須嚴(yán)格控制的成本限額。邯鋼的"市場(chǎng)模擬，成本否決"就是MRPⅡ/ERP系統(tǒng)中根據(jù)市場(chǎng)可能接受的價(jià)格，在保證一定的利潤(rùn)前提下，確定的標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品成本。
控制采購(gòu)權(quán)限。要嚴(yán)格控制成本，首先要控制資金流出。MRPⅡ/ERP系統(tǒng)要設(shè)置每一個(gè)采購(gòu)員的采購(gòu)物料范圍和支付權(quán)限，同時(shí)規(guī)定超過(guò)限額的審批層次和權(quán)限，以規(guī)范采購(gòu)管理。
控制庫(kù)存量。在系統(tǒng)中，要對(duì)每一種物料規(guī)定最大儲(chǔ)存量和最長(zhǎng)儲(chǔ)存期限。超過(guò)最大值時(shí)，系統(tǒng)會(huì)發(fā)出提示信號(hào)，以便管理人員采取糾正措施。
供應(yīng)商認(rèn)證。根據(jù)ISO 9000的要求，為了保證產(chǎn)品質(zhì)量，首先要保證進(jìn)廠材料的質(zhì)量。各種物料的供應(yīng)商都必須經(jīng)過(guò)認(rèn)證，建立供應(yīng)商主文件。向沒(méi)有建立主文件的供應(yīng)商采購(gòu)，系統(tǒng)將拒絕執(zhí)行。
跟蹤采購(gòu)定單。系統(tǒng)可以提供多種查詢途徑，從采購(gòu)單編碼、物料號(hào)、供應(yīng)商號(hào)、采購(gòu)員代碼、交貨日期等進(jìn)行查詢。跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況。
嚴(yán)格控制付款程序。付款前，系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)行一系列的對(duì)比，如物料規(guī)格性能、合格數(shù)量、交貨日期是否與采購(gòu)單一致，報(bào)價(jià)單與發(fā)票金額是否一致。必須幾方面都相符才能執(zhí)行付款程序，嚴(yán)格控制不良資金流出。
重組同供應(yīng)商的業(yè)務(wù)流程
產(chǎn)品的質(zhì)量首先取決于原材料的質(zhì)量。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行認(rèn)證是質(zhì)量保證體系的必要條件。要從：行業(yè)地位、信譽(yù)、履約率、產(chǎn)品發(fā)展、工藝技術(shù)、質(zhì)量、成本、服務(wù)、運(yùn)輸、通信聯(lián)系方法等方面正確選擇供應(yīng)商。
傳統(tǒng)采購(gòu)管理往往傾向于一種物料有多個(gè)供應(yīng)商，感覺(jué)上比較保險(xiǎn)。而現(xiàn)代管理的趨勢(shì)是減少供應(yīng)商，并建立互信、互利、互助的長(zhǎng)期穩(wěn)定合作伙伴關(guān)系。好處是：簡(jiǎn)化采購(gòu)計(jì)劃及調(diào)配；可以形成經(jīng)濟(jì)采購(gòu)批量，爭(zhēng)取優(yōu)惠；減少供方的專用工藝裝備費(fèi)用；簡(jiǎn)化運(yùn)輸管理；減少庫(kù)存，從而有利于控制質(zhì)量，降低成本。 圖3說(shuō)明了同供應(yīng)商建立合作伙伴關(guān)系前后的業(yè)務(wù)流程，由于環(huán)節(jié)減少，降低了采購(gòu)成本，增加了響應(yīng)速度。
當(dāng)前企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)，已從一個(gè)企業(yè)對(duì)另一個(gè)企業(yè)發(fā)展為一個(gè)企業(yè)的供需鏈同另一個(gè)企業(yè)的供需鏈之間的競(jìng)爭(zhēng)。同供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作伙伴關(guān)系，把各個(gè)供應(yīng)商看成是企業(yè)供需鏈的各個(gè)環(huán)節(jié)，形成一種"虛擬"的企業(yè)或"動(dòng)態(tài)聯(lián)盟"，減少許多重復(fù)的中間環(huán)節(jié)，這就是被稱為21世紀(jì)制造業(yè)戰(zhàn)略的敏捷制造精神。通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用，提高供應(yīng)商對(duì)企業(yè)需求市場(chǎng)信息的透明度，有助于提高供應(yīng)商對(duì)物料供應(yīng)的預(yù)見性，是當(dāng)前競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)下的需要。
隨著市場(chǎng)全球化和經(jīng)濟(jì)開放、我國(guó)大而全小而全的企業(yè)模式逐步向虛擬企業(yè)、動(dòng)態(tài)聯(lián)盟和協(xié)作方向發(fā)展，采購(gòu)管理在制造業(yè)中的重要性日益突出。
MRPⅡ/ERP對(duì)采購(gòu)管理職能帶來(lái)的變化
MRPⅡ/ERP系統(tǒng)將給采購(gòu)管理的日常工作帶來(lái)質(zhì)的變化。對(duì)采購(gòu)供應(yīng)部門的員工提出了更高的素質(zhì)要求。采購(gòu)人員的主要精力將放在同企業(yè)內(nèi)部人員和供應(yīng)商一起研究如何降低成本上，主要有：
從降低成本和保證質(zhì)量出發(fā)，參與確定零部件自制還是外購(gòu)的原則；
同設(shè)計(jì)和工藝部門一起，參與零件設(shè)計(jì)的價(jià)值分析，以最低成本滿足功能需求；
統(tǒng)一管理零部件工序外協(xié)和外包業(yè)務(wù)，控制企業(yè)資金支出；
利用系統(tǒng)提供的物料與資金信息集成功能，編制和審定采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)權(quán)限；
確定每個(gè)采購(gòu)件的合理批量、安全庫(kù)存量，控制庫(kù)存資金占用；
同計(jì)劃部門和供應(yīng)商一起，研究縮短采購(gòu)提前期的措施，提高響應(yīng)變化的靈敏度；
會(huì)同技術(shù)部門指導(dǎo)供應(yīng)廠商改進(jìn)外購(gòu)件的性能質(zhì)量，研究降低成本的措施；
選擇正確的供應(yīng)商，并根據(jù)系統(tǒng)提供的供應(yīng)商業(yè)績(jī)報(bào)告，進(jìn)行篩選；
運(yùn)用信息集成系統(tǒng)，根據(jù)市場(chǎng)需求和企業(yè)計(jì)劃，提高采購(gòu)供應(yīng)工作的預(yù)見性；
通過(guò)EDI（Electronic Data Interchange，電子數(shù)據(jù)交換）Internet /Intranet，跟蹤采購(gòu)訂單進(jìn)度，共同協(xié)調(diào)運(yùn)輸，保證及時(shí)供應(yīng)。
MRPⅡ/ERP系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)管理提供了一系列的規(guī)范化流程，這將使在采購(gòu)作業(yè)中存在的商業(yè)賄賂、收受回扣、以次充好、照顧親朋好友、損公肥私等造成企業(yè)經(jīng)營(yíng)虧損的黑暗現(xiàn)象，失去藏身之地，同時(shí)也是MRPⅡ/ERP實(shí)施的阻力之一。
MRPⅡ/ERP是從企業(yè)整體利益出發(fā)的管理信息系統(tǒng)， 一些外國(guó)公司每年都要向采購(gòu)部門提出降低采購(gòu)成本的目標(biāo)，采購(gòu)人員經(jīng)過(guò)努力實(shí)現(xiàn)目標(biāo)后將得到應(yīng)有的獎(jiǎng)勵(lì)。這種獎(jiǎng)勵(lì)不比拿回扣低，是正大光明的收入，企業(yè)和個(gè)人都得利。這是提高管理水平的結(jié)果，是采購(gòu)人員的榮譽(yù)。我們應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)國(guó)外的科學(xué)管理方法，我們應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)國(guó)外企業(yè)的科學(xué)管理方法，建立有利于發(fā)展生產(chǎn)的激勵(lì)機(jī)制，從正面引導(dǎo)，來(lái)消除腐敗現(xiàn)象、改變采購(gòu)管理的面貌。
實(shí)施MRPⅡ/ERP系統(tǒng)，不可避免地會(huì)觸動(dòng)不利于生產(chǎn)發(fā)展的傳統(tǒng)觀念，只有不斷深化改革，運(yùn)用當(dāng)代新的管理思想和信息技術(shù)，才能使我們的企業(yè)在全球競(jìng)爭(zhēng)的嚴(yán)峻形勢(shì)下立于不敗之地。"師夷之長(zhǎng)技以制夷"，這是我們引進(jìn)MRPⅡ/ERP系統(tǒng)不可動(dòng)搖的指導(dǎo)原則。
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本文標(biāo)題：ERP系統(tǒng)在采購(gòu)管理中的應(yīng)用
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