邯鋼集團邯寶鋼鐵有限公司(以下簡稱：邯寶公司)始建于2007年9月25日，從2008年2月以后焦化、煉鐵、煉鋼、熱軋、能源中心相繼投產，冷軋線正在建設之中，預計2010年6月份投產。邯寶公司年設計產鋼460萬噸，正在建設成為國內同類型最具競爭力的鋼鐵企業(yè)。公司建設之初就開始謀劃實施信息化建設，2008年11月1日，邯寶公司信息系統(tǒng)一期投入運行，這套系統(tǒng)是寶信軟件公司提供技術支持，切合邯寶公司的實際管理需求而開發(fā)的，應用這套系統(tǒng)將使得公司的業(yè)務流程更加合理，管理更加規(guī)范。通過一年來的運行，已經取得了顯著的效果。邯寶公司自建設以來，一直注重成本費用的控制，特別是借助ERP的開發(fā)環(huán)境，更進一步加強了對公司成本費用的有效控制。公司現有職工3000多人，組織機構由八個職能部室和六個生產廠組成。公司發(fā)生的所有成本費用都歸于相關的部室管理，并制定全面預算和相應的考核標準。
ERP報支模塊分為報支基礎資料維護、清單業(yè)務管理、清單查詢管理、報支擴展業(yè)務等。基礎資料維護包括類別維護、拋帳規(guī)則、員工基本資料維護、合同信息管理、物料基礎資料維護等；清單業(yè)務管理包括報支清單錄入、清單會計審核、核銷預付款、付款申請等。費用預算有年度預算和月度預算。根據預算，各部門將發(fā)生的費用在ERP系統(tǒng)里先行報支，打印出一式二聯報支單。根據授權范圍，報支人，審核人、部門負責人、財務負責人、公司領導分別簽字，報支部門蓋章，一聯留報支部門登記費用臺帳，一聯送財務進行會計審核、付款審核，最后拋帳結清。ERP報支系統(tǒng)具有強大的查詢功能，月底，財務查詢各單位的費用發(fā)生情況，對比期初的預算數，進行對比考核。ERP費用報支模塊挑戰(zhàn)傳統(tǒng)的財務管理和財務記賬模式，在以下幾個方面得到了很大的改善：
一、利用ERP報支系統(tǒng)加強了公司的內部控制
公司推行對成本費用實施精細管理和精確控制的“兩精”管理，提升了全面預算管理的水平。公司首先通過各種制度和規(guī)范文件，明確各部室的職能定位，強化了預算管理的組織體系，將預算指標分解到各職能部室。傳統(tǒng)的管理理念認為，預算和核算只是財務部門的事情，與其它部室或生產廠關系不大，有些部門甚至有抵觸情緒，認為財務部門把費用控制好就行了，我們只管把自己的費用手續(xù)報財務記賬，其他的事情跟我們關系不大。事實上，這么大的一個組織機構，僅靠財務部門控制費用，結果也只能是簡單的核算和事后分析，難于實現公司的整體目標。ERP報支模塊也稱全員報支系統(tǒng)，借助ERP的開發(fā)平臺，各種費用實行歸口管理，相關部室負責本部室歸口管理的費用，各部門設置專職的報支員，使得所有部門的專業(yè)管理人員都清楚本部門的預算以及實際發(fā)生數額，規(guī)范了廣大員工的費用發(fā)生行為，避免了以前時候費用的發(fā)生與費用報賬記賬的無序狀態(tài)。并且根據管理權限各部門領導在報支單上審批簽字，不相容崗位嚴格分離，授權批準制度完善，有效地控制了成本費用的發(fā)生，使得業(yè)務流程規(guī)范，職責權更加明確，預算的精細度和精確度提高了。
二、利用ERP報支系統(tǒng)強大的查詢功能，避免了考核時查詢賬務系統(tǒng)的繁瑣
傳統(tǒng)的賬務查詢，需要根據不同部門所發(fā)生的費用，查詢管理費用、制造費用、在建工程等幾個會計科目，然后再歸納分析進行處理。而在ERP報支模塊內，按考核科目查詢時，只需要查詢歸口考核的科目，就可以得到各部門在設定期間所發(fā)生的費用，而無需考慮具體的財務拋帳規(guī)則；同樣地，按部門查詢時，可以得到該部門設定期間發(fā)生的所有各項費用；按職能部室查詢時，可以得到各部室所歸口控制的費用，還可以鏈接到發(fā)生費用的部門的費用明細。所有這些查詢起來簡單方便快捷，也為預算執(zhí)行時的事中控制提供了保證。
三、針對費用發(fā)生的偶發(fā)性和經常性的兩種情況，ERP報支系統(tǒng)設置了掛賬付款和直接付款兩種報支形式
報支人在報支大類里可以選擇直接付款或者掛賬付款。對于需要先期掛賬或者同一個供應商發(fā)生的經常性的費用，可以按期先行報支掛賬，按需要定期請款或集中請款。這樣既規(guī)范了會計準則講的費用的發(fā)生核算準則，又有利于資金的管理和控制。
四、報支單上的信息全面，也避免了有些信息的重復提供，而且報支的狀態(tài)相關報支人都可以方便地查出
對于所有的費用結算，按照相關的財務規(guī)定和公司管理規(guī)定，可以選擇員工或供應商。選擇員工，相應的工號、員工姓名、銀行工資卡號自動彈出，報銷上卡時方便。清晰，準確。報支單處于審核狀態(tài)還是已付款狀態(tài)，報支員可以在系統(tǒng)里實時查到，便于個人報銷上卡及時查詢核對。選擇供應商，初次結算時，供應商信息如稅號、單位名稱、開戶銀行賬號、開戶行名稱等維護到系統(tǒng)里，以后再結算時，只要輸入單位名稱或代號，其它信息將自動彈出，不需要每次結算時都要提供相關資料。
五、降低了財務部門記賬的工作量
傳統(tǒng)的財務結算記賬，會計審核好結算手續(xù)后，以手工錄入方式按借貸規(guī)則做轉賬掛賬憑證，或做付款憑證轉給付款審核，再轉出納結清。而應用這個ERP系統(tǒng)，會計審核只管審核好報支清單所需結算手續(xù)，在系統(tǒng)里做審核標識，屬掛賬的業(yè)務，系統(tǒng)自動形成轉賬憑證，屬直接付款的，再轉付款審核做付款標識，出納出票據結清，系統(tǒng)自動拋帳。一些有預付款業(yè)務的核銷轉賬更是簡單，審核好手續(xù)后，只需點按審核即自動轉賬核銷。
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